朝の電話当番をなくし､PTAと学校の課題を解決するために､「れんらくアプリ」を導入しました｡

「チーム大宮」で高い目標に挑戦

埼玉県立大宮高等学校について教えてください｡

本校は創立96年の歴史があり､普通科と理数科が併設された男女共学の進学校です。県立高校では県内トップクラスの進学校として､生徒と保護者､教員が一丸となって高い目標に挑戦していこうということから､「チーム大宮」というスローガンのもと､意欲的に教育活動に取り組んでいます｡
現在は埼玉県から「世界をリードする科学技術人材育成事業」「埼玉と世界をつなぐハイブリッド型国際交流事業」の指定を受け､65分授業､2学期制､隔週土曜授業など､さまざまな取り組みを行っています。

目指す学校像に「勉強と部活動等の両立の実践と自主自律の精神の涵養により、高い志と強い使命感を持った未来を創るトップリーダーを育てる学校」を掲げ、「授業中心」、「難関大学に現役で合格」、「勉強と部活動の両立」を指導の基本方針としています｡クラブ活動も活発で運動部18､文化部21の部活動があり､体感的には9割程度の生徒が所属しています｡

生徒数は､1年生355名､2年生359名､3年生352名の計1066名で1学年9クラスとなっています（2022年4月7日現在）｡教職員は約90名在籍しています｡

大宮高等学校　校舎

さまざまな受賞・出場のお祝い

子どもが通う幼稚園でのアプリ利用がきっかけ

大宮高等学校では2021年12月より､VISH株式会社の「れんらくアプリ」を導入されました｡導入にいたった背景を教えてください｡

私の子どもが通っている幼稚園では､「欠席の連絡はアプリでできるんだよ」と妻から教えてもらったのがきっかけです｡これはいいな､と思いました｡

というのも､大宮高校では生徒が欠席や遅刻､早退をする場合は､毎朝8時から8時20分の間に電話で連絡をしてもらうよう保護者にお願いしていました｡保護者からの電話が入るということは､学校側でも電話を受ける人員が必要になります｡2021年度までは､教員2名が週番として朝の電話当番と夕方の鍵閉めを担当していました｡1年に2回程度､この週番が回ってきました｡

ただし､教員の勤務時間は8時25分からです｡電話を受けるには8時前には職員室に入っている必要があります｡勤務形態としても若干問題がある状況で､改善の必要性は皆が認識していたものの、うまい解決策がありませんでした｡

小林建仁先生

保護者からの欠席などの電話を受けるためだけに､早めに出勤する必要があったのですね｡ちなみに電話でうけた欠席の連絡は､その後どう処理されるのですか｡

電話のそばに欠席連絡用のメモ用紙を用意していました｡メモ用紙は何年何組､欠席理由の主なものが印刷されており､生徒の名前を書けば､後は○印をつける程度で済むようにしてあり､記入したメモは担任の机に配っていました｡もちろん､特別な連絡の場合は手書きで用件を書く手間もありました｡

公立高校の場合､電話回線は2本以上という学校がほとんどだと思います｡1本の電話に対応しているとき､もう1回線の電話が入った場合はどうされたのですか｡

近くにいる教員が電話を受けていました｡また､教頭が電話の近くにいるので､教頭が受けるケースが多かったですね｡

特にインフルエンザなどが流行する時期はとても電話が多く大変でした｡週番がその時期に回ってくると､自分の当番がもう1ヵ月早ければいいのに､とつい思ってしまいました｡

週番による朝の電話当番について､改善しよう､なんとかできないかという動きはなかったのですか｡

今までにも､何とかしなければいけないと提言する教員はいましたが､具体的な方法の提案まではいかないままでした｡

PTAの課題と学校の課題解決に役立つ「れんらくアプリ」

具体的に「れんらくアプリ」導入までの流れを教えてください｡

2021年4月に職員会議でこういうサービスを導入したい､という提案をしました｡何かを決めつけるものではなく､「こういうものがあります」､「導入したらどうでしょう」､と問いかける内容でした｡
その際､「れんらくアプリ」の1社だけでは納得感がありませんので､主にネット検索で探してもう2社のサービスも並列的に紹介しました｡まずは教員に朝の電話当番に代わるものがあることを認識してもらえれば、と考えました｡

その後､夏休みまでの間に数回､各サービスの特徴をまとめたり､導入にあたっては年間いくらのコストがかかるのか､といったことを職員会議で話しました｡
学校は新しいことに挑戦もしますが､思いのほか変化には保守的なところがあります｡いきなりやります､では､新しいものへの心理的な抵抗が生まれてしまいます｡そのため､徐々に「れんらくアプリ」の認識を深めてもらえるよう配慮しました｡

夏休み中には私を含む数名でVISH株式会社のプレゼンを受けました｡そこで管理者サイドとしての操作性などを確認しました｡
そして9月初旬の職員会議で12月から導入します､ということを伝えて承認してもらいました｡合わせて､導入スケジュールについても説明をしました｡

自然に「れんらくアプリ」導入という意識形成がなされるよう提案を続けたのですね｡導入時期的には年度途中での導入になりますが､費用についてはどのようにされたのですか｡

県の予算から出すことは､年度途中では難しいですね｡そこで､保護者への連絡手段で同様に課題を抱えていたPTA執行部と渉外部の主任と話をして､費用はPTA会費から出すことになりました｡

小林建仁先生

PTAではどのような課題があったのですか｡

PTAでは保護者との連絡用にメールサービスを導入していました｡このサービスは保護者が自分のメールアドレスを登録して､管理者であるPTA執行部がメール配信すれば保護者にメールが届くものです｡ただ､毎年メールアドレスの登録が必要となり､年々登録者は減っており､十分に活用はされていなかったと聞きました｡1年生の段階では多くの保護者が登録しますが､2年生､3年生と上がるごとに､登録しなくなってしまう保護者が増えていたようです｡
そのため､PTA執行部は役員以外のPTA会員にも連絡を行き渡らせたいと考えていても､実現できていませんでした｡

「れんらくアプリ」なら生徒の欠席連絡機能だけでなく､メール配信サービスもあり､さらにPTA総会など行事の出欠も取れる機能があることを説明したところ､それなら卒業まで登録し続けてもらえるのではないか､ということでPTAの賛同を得ることができ､PTA会費からのコスト捻出にも許可が出ました｡

PTAの課題と学校課題､両方の解決に役立ちそうだったのが「れんらくアプリ」ということですね｡「れんらくアプリ」のアプリインストール､登録はどのように行いましたか｡

直接保護者に「れんらくアプリ」のQRコードがついた登録用紙をお渡ししたかったので､タイミングとしては保護者会か三者面談だと考えていました｡ただ､保護者会は5〜6月ころに実施しますので､もう終わっていました｡そのため､もう一つのタイミングである三者面談が11月末にあり､そこで校長名義のお知らせと登録用紙をお渡ししました｡

登録用紙には「12月○日までに登録完了してください｡その翌日12時にメールのテスト配信を行いますので､届かないようでしたら学校に連絡をください｡」という予定を明記しました｡

校長名で通知する文書は､「れんらくアプリ」を活用することで朝の時間の有効活用ができること､新型コロナウイルスの関係で学級閉鎖などの臨時の場合の連絡手段として有効であることなどをお伝えしました｡

校内での運用ルールは確実に守る

すると2021年12月はテスト運用､2022年1月から本格運用ということですね｡実際に朝の電話は減ったのでしょうか｡

徐々に減っていきました｡すぐにアプリでやってみようという保護者もいれば､うちの子はあまり休まないから電話で良いという保護者もいたようです｡保護者も使っているうちにこれは便利だと徐々に認識してくれて､現在では､アプリの登録は100％になりました｡そのお陰で、朝の電話はかかってきても1日数本程度です｡

また､導入時にPUSH通知の設定をついオフにしてしまう保護者がいましたが､そちらは管理画面で確認して､オフの保護者には生徒を通じてオンにしてもらうよう連絡しました｡

週番の電話当番はどうなりましたか｡

2022年度からなくなりました｡「れんらくアプリ」導入後､電話はあまり鳴らなくなりましたが､2021年度中はそのまま続けました｡2022年4月から電話当番はなくなり､現在では週番の仕事は夕方の鍵閉めだけになりました｡

現在､「れんらくアプリ」はどのようにお使いですか｡

欠席・遅刻・早退連絡はもちろん､メール配信機能､アンケート機能も便利に活用しています｡特にコロナ禍による学級閉鎖などは､夕方に翌日以降学級閉鎖と決まることがあり､その際の連絡ではとても助かっています｡保護者にお知らせを配信する場合､まず教員に配信してから､該当クラスや学年に送るようにしています｡

仮に「れんらくアプリ」を導入していなければ､該当する保護者に手分けをして電話をかけることになるでしょう｡埼玉県はGoogleワークスペースの教育版を全県で導入しています｡その中のクラスルームという機能で連絡もできますが､こちらは生徒のみです｡仮に保護者に連絡したい場合は､この内容を保護者に伝えてくださいという伝言ゲームになってしまいます｡結局､学校が直接保護者に連絡する手段は電話しかなかったんですね｡

保護者はれんらくアプリから24時間欠席連絡可能

PTAでは､どのように「れんらくアプリ」をお使いかお聞きですか｡

先日､PTA総会が開催されましたが､コロナ禍ということで対面での総会の実施を見合わせ、書面審議としました｡そこで「れんらくアプリ」のアンケート機能を活用して､委任状であったり議決権行使であったりをすべてアンケート機能で実施しました｡それまでは紙で委任状などを印刷して､生徒を通じて保護者に配布して､生徒を通じて回収していました｡それをまとめて集計作業などを行っていました｡
アンケート機能は､すべて集計してくれて､結果をCSVファイルで出力できますので､担当している渉外部の主任からも「今年は本当に助かった､本当に楽だった」と言ってもらえました｡

その他にも､2022年度は月数回アンケート機能を活用しており､クラス懇談会の内容などを聞いていましたね｡もちろんメール配信機能も活用しています｡

PTAが「れんらくアプリ」を利用する場合は､PTA執行部が直接利用しているのですか｡それとも学校のICT推進部が原稿をもらい､メールやアンケートを作成しているのでしょうか｡

運用に関してはICT推進部が依頼を受け､原稿をもらい､実際の配信メールやアンケートを作成して確認後､管理職に回覧してすべて承認を得てから配信しています｡
これはPTAも同様です｡校内ルールを設定して､それに則った運用をしています｡権限の付与の方法にもよると思いますが､あまり自由気ままに配信されても困りますし､学校として負える責任の範囲もあります｡そのため､管理職が確認をして最高責任者がきちんと判を押してから、というルールは確実に守るようにしています｡

ルールという意味では､保護者が生徒を招待して「れんらくアプリ」を使うことは許可しているのですか｡

そこは止めていません｡あくまでもメインユーザーが保護者であるなら､招待する分には各家庭の責任で招待してもらっています｡もちろんご両親のいずれかが招待ユーザーというケースもあります｡例えば電車の遅延などは生徒が招待ユーザーとして遅刻の連絡を入れてくることは想定できます｡各家庭での「れんらくアプリ」の運用は各家庭の責任で行っていただくようお伝えしています｡ただし､メインユーザーを乗っ取られないように､保護者にはQRコードの管理には気を付けてもらっています｡

導入前に想定していたことはすべて実現できた

「れんらくアプリ」を評価していただけますか｡

学校らしく5段階評価でいえば､4.5ですね｡現状､導入前に想定していたことはすべて実現できています｡ほぼすべてかなっているので4.5という評価です｡

0.5のマイナス要因を教えてください｡

これはリクエストになりますが､本当はPTA執行部にも独自で活用してもらいたいと考えています｡ただ､現在の権限の付与方法では生徒の個人情報など学校として見てほしくない情報の閲覧もできてしまうため､PTA執行部の役員さんに管理画面をお任せするわけにいきません｡そのため､メール配信やアンケートはICT推進部で作成しているわけです｡このあたりの権限付与ができるようになれば､5で良いと思います｡

すでにリクエストをいただきましたが､「れんらくアプリ」ならびにVISH株式会社ヘのリクエストがありましたら教えてください｡

今お話しした権限付与については是非ご検討をお願いいたします｡また､詳細な使い方とか､運用のアドバイスなど､今後もサポートをよろしくお願いします｡

教員という仕事は数年ごとに異動があります｡異動した先でまた電話当番に戻りたくはないので､埼玉の県立学校への「れんらくアプリ」導入を､VISH株式会社で頑張ってもらいたいと思います｡

弊社・花木（左）と小林建仁先生（右） ※感染予防のため、写真撮影の瞬間だけマスクを外していただきました｡