毎朝100件近くの電話連絡をアプリ対応へ移行。電話当番がなくなり働き方改革が進んだ！Chimelee（チャイムリー）で保護者連絡のDXを実現

岸本先生：本校は1933（昭和8）年に創立された女子高等学校です。

「成蹊」の校名は中国の司馬遷が著した歴史書『史記』の一節「桃李不言下自成蹊」に由来しています。
「桃や李は何も言わないが、その美しい花や実にひかれて人が集まってくるので木の下には自然と小道（蹊）ができる」という意味で、徳が高く、尊敬される人物のもとには、徳を慕って人々が集まってくるというたとえです。
本校の教育は、徳があり、慕われ、信頼される女性を育てることを目標にしています。

本校の強みは、女子校ならではのコース設定です。普通科・美術科の2つの学科に8つのコースを設けており、一人ひとりの夢に合った学びが選べ、夢の実現に向けてサポートできる体制を整えています。
また、「女子に特化したキャリア教育」をとりいれ、女性の生き方をしっかり選択していくための学びも提供しています。

全校生徒数は2024年4月現在1,412名（46クラス）。大阪府内の女子校で13年連続入学者数第1位を記録しております。

（参考）学校法人大阪成蹊学園　運営施設一覧
大阪成蹊大学｜びわこ成蹊スポーツ大学｜大阪成蹊短期大学｜こみち幼稚園

岸本先生：課題のひとつとして感じていたのが、毎朝の欠席・遅刻連絡の電話対応です。

電話対応は1日およそ100件ほど、電車の遅延時など多い時は150件を超えることもあります。
以前は8時10分から25分の間で保護者からの電話を受け付け、先生方で電話当番を回していました。

保護者の方も仕事の都合などで指定の受付時間に電話をかけるのが難しく、早朝の7時頃から電話が鳴ることもありました。そのため、授業準備のために早く出勤した先生方が対応に追われていました。

こうした課題を鑑みて、働き方改革の実現とともに、先生方が授業準備や教材研究に使える時間を確保するために、システム導入を検討し始めました。

小阪先生：欠席・遅刻連絡の他に、保護者へのお知らせ配信、アンケート機能が揃っていることです。

もともと学校から保護者への連絡はメーリングリストのサービスを使っており、メールでのお知らせや文書の配付、アンケート機能を使った委任状の回収などを電子化していました。

そのため、欠席・遅刻連絡をシステム化するなら、こうした機能はマストでまかなえるサービスを使いたいと考えていたんです。

教務部長である私は幸いシステムに関する知識があったので、いろいろなサービスの担当者の話を聞いて検討しました。その中でChimelee（チャイムリー）は、本校が希望する運用にピッタリだと感じました。

小阪先生：求めていた機能が揃っていて使い勝手がよさそうなのは前提として、月額費用9,900円*と安心して使える価格も決め手になりました。
（*税込み／スタンダードプランをご利用の場合）

システム費用はPTA予算から補助していただいていたため、なるべく費用は抑えたいという事情があったんです。他社の同じようなシステムも検討しましたが、想定内の予算でまかなえるのは安心できましたね。

加えて、営業担当の方がかなりフットワークよく対応くださったのも好印象でした。
システムの説明を担当してくれた方は、運営会社のある名古屋からすぐに大阪の本校まで説明をしに来てくださって驚きましたね。導入がスムーズに進んだので助かりました。

岸本先生：学校全体で1日に100件近くの電話を受けていたところを、システムで対応できるようになりました。

毎日教員10名ほどで対応していた電話当番制度そのものをなくすことに成功しました。今では電話の受付時間を8時以降に制限し、電話が鳴らない設定にしています。

『電話が鳴ったら仕事の手を止めて応対。伝言メモを担任のデスクに持って行く…』という一連の対応がなくなったのは本当に大きいですよね。

やはり、電話対応は保護者の方・先生方双方にとって精神的な負担になっていたと思うので、解消できてよかったなと思います。

今では、近隣の路線で大幅な電車遅延があった際にはChimelee（チャイムリー）のお知らせ機能を使って「短縮授業への変更連絡」をアプリでも配信しているんです。

生徒・保護者・先生方それぞれが楽になるような連絡体制を作ることができました。

小阪先生：Chimelee（チャイムリー）で出欠連絡を行うようになって、生徒の出欠データの可視化・共有が簡単にできるようになったのは嬉しいポイントでした。

担任以外もChimelee（チャイムリー）を通じて出欠状況がわかるので、お休みや遅刻が続いているなど生徒のコンディション変化をキャッチしやすくなっています。

コース主任や部活動の顧問といった担任以外の教員が生徒の出欠をChimelee（チャイムリー）で簡単に確認できるようになったので、「●●さんはお休みが続いているけど大丈夫かな？」「部活動の顧問からフォローをしようか」といった包括的な指導に役立っていると感じますね。

岸本先生：本校では、欠席・遅刻連絡以外にも、お知らせ配信機能、アンケート機能、スケジュール機能の3つを活用しています。

まず第一に、Chimelee（チャイムリー）のアプリを通じて学校から保護者に連絡を送ることができる「お知らせ機能」です。PDFの文書なども添付できるので重宝しています。

本校では紙とシステムの両方を使ったハイブリッド形式でも運用しており、卒業式など大事な学校行事のお知らせは、より確実に保護者の方に見てもらえるよう紙でも配付しています。

現在、お知らせの一斉配信作業は管理職か事務の職員が行い、クラスや学年別の配信をしたいときは個別に各教員から依頼を受けるという運用にしています。

生徒数が多い本校では、紙の印刷・部数確認・配付といった作業はかなりの手間になっていたので、作業時間の削減・ペーパーレスの効果は図り知れません。

小阪先生：続いて活用しているのが、保護者宛てのアンケート機能です。

PTA総会の委任状や懇談会の希望日程など、保護者の方からの回答が必要な調査は、文書の印刷に配付、生徒に声をかけての回収…と担任の負担が大きいことが課題でした。

保護者は「アプリを開いたら名前などの入力不要ですぐに回答可能」と利便性も高いですし、紙からシステムに変えて回収率も向上したと思います。

Chimelee（チャイムリー）には、学校の行事予定を保護者がアプリで確認できるスケジュール機能も用意されているので、私たちも活用しているんです。

こちらもお知らせ配信と同じく、紙の行事予定とアプリ両方で配付しています。

保護者用アプリでは学年・コースを選択して自分に関係するスケジュールを表示させることができるので、うまく作られているなと思いますね。

岸本先生：実は当初、先生方からは心配する声もありました。生徒が保護者の許可なく欠席の連絡を送ってしまうのではといった声です。

しかし、それ以上に先生方の負担減少のメリットが大きいという判断をしました。
それに、連絡内容は保護者側で検知できる仕様になっていますしね。

先生方へは、職員会議で導入スケジュールや操作方法などをまとめた資料を配付して周知しました。
「使いこなせるか不安」という声もありましたので、もっと混乱するかなと思っていたものの、大きなトラブルは一切なく導入できてホッとしましたね。

小阪先生：システムのセットアップには教員・生徒の情報登録が必要なのですが、校務システムからダウンロードしたデータを貼り付けるだけで、大きな負担なく完了しました。

一緒に導入準備を進めていた事務の職員の方は、何度かサポートダイヤルや質問チャットを通じて、疑問点を解決していましたね。

私も何度かチャットを通じて質問させていただいたことがありますが、毎回サポートセンターの対応も早く、スムーズに疑問が解消できて助かっています。

岸本先生：在校生には文書で知らせ、新入生には入学者説明会で周知し、入学時にアプリの登録案内を行いました。

保護者の方から反対意見もあるかもしれないと不安でしたが、本校では特にそういったお声はありませんでしたね。

すでに小・中学校のうちからシステム利用がスタンダードになっているので、慣れている方が大部分なのかもしれません。

小阪先生：システムのデザインの見やすさ、かゆいところに手が届く親切な設計がいいなと思っています。

単機能であれば無料システムもありますが、豊富な機能やカスタマイズ性が充実しているChimelee（チャイムリー）の方が使い勝手は圧倒的にいいと感じますね。

また、営業担当の方の対応やレスポンスの早さにも助けられました。

小阪先生：今はChimelee（チャイムリー）で出欠連絡を受け付け、その情報をもとに出欠簿を作成し、さらにそこから校務支援システムに出欠データを登録しています。

この手間を効率化できればさらに利便性が高くなるので、ゆくゆくはChimelee（チャイムリー）と校務支援システム間でシームレスな連携を実現してもらえると嬉しいです。