バスキャッチの導入は、園の教育の質を上げて行く一助になっています

大人も子どもと共に育ちあう

銀の鈴幼稚園について教えてください｡

銀の鈴幼稚園は70年以上の歴史を持つ、元々はお寺が始めた幼稚園です。大人も子どもと共に育ちあうことを一番の教育目標に、「その子にふさわしい発達を身につけ、自己肯定感の持てる子ども」、「生活の中で支え合い、協力しあうことで、社会性、協調性をもてる子ども」、「自分の心やイメージを感じ取り、情操と感謝をもてる子ども 」をめざすという教育方針で教育課程を組んでいます。

現在、園児117名が在籍し、年少・年中・年長ともに2クラスずつです。また満2歳児のクラスも開設しています。職員は、園長、主任教諭、クラス担任8名、フリー教諭1名、事務1名、非常勤2名、パート8名、非常勤講師2名となっており、パートの方には主に補助として入っていただいています。

銀の鈴幼稚園の園舎

クラウドで運用していて安定している

銀の鈴幼稚園では2021年5月より､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を導入しています｡導入された経緯を教えてください｡

銀の鈴幼稚園は70年以上の歴史を持つ、元々はお寺が始めた幼稚園です。大人も子どもと共に育ちあうことを一番の教育目標に、「その子にふさわしい発達を身につけ、自己肯定感の持てる子ども」、「生活の中で支え合い、協力しあうことで、社会性、協調性をもてる子ども」、「自分の心やイメージを感じ取り、情操と感謝をもてる子ども 」をめざすという教育方針で教育課程を組んでいます。

近くの幼稚園で見せてもらったとき、どんな機能が便利そうだと感じましたか？

そのときに便利そうだなと思ったのは、欠席・遅刻・バス不要連絡管理、預かり保育管理・保育料管理、お知らせメール配信、用品販売などの機能が一括で使えることですね。預かり保育管理に多くの時間がかかっていますので、それが解消できればいいなと思いました。

「知り合いの幼稚園など大勢の園長が利用していることも決め手」と園長の五島先生

バスキャッチ以外のシステムも検討されましたか？

バスキャッチ以外に3つのシステムを検討しました。最初見たときにバスキャッチを操作するトップ画面に機能のタブが並んでいて細かいな、と思いました。一方で他のシステムは機能への入口が分散していて、どこから入ればいいのかがわかりにくいと感じました。実際に導入して使ってみると、機能のタブが並んでいるバスキャッチのトップ画面は使いやすいと思いました。

バスキャッチの導入を決めた理由を教えてください

クラウドで運用していて安定していること、園にいなくともどこからでもバスキャッチにアクセスできること、そして知り合いの幼稚園など大勢の園長が利用していることも決め手のひとつです。コストは安いとは思いませんでしたが、大きな負担になるほどでもありません。

バスキャッチの導入準備としてどのようなことを行いましたか？

VISH株式会社にサポートしてもらいながら、運用開始に向けていろいろな入力を行いました。そして4月には保護者にれんらくアプリをインストールしてもらいました。

バスキャッチそのものの準備ではありませんが、専門会社に依頼して、園内のWi-Fi環境の整備を行いました。各クラスでもタブレットからバスキャッチにアクセスする運用を考えていたからです。それまではWi-Fiルーターをポンと置いてあっただけで、事務室周辺しかカバーできませんでした。メッシュWi-Fiなども検討しましたが、知り合いの園長のアドバイスもあり、専門会社に頼みました。やはり園内どこにいても使えないとバスキャッチを導入する意味がなくなります。費用は東京都のICT補助金を活用しました。これからバスキャッチを導入される園の皆さんも、園内のWi-Fi環境の整備が必要になるかもしれないことは覚えておいてください。

保護者の方にれんらくアプリをインストールしていただくのはスムーズに行えましたか？

保護者の方にはプリントを配布して、バスキャッチというシステムを活用しますので、QRコードを読み取って登録してください、とお願いしました。また、以前使っていたメール配信でもお知らせして、周知を図りました。1～2件、うまくログインできないという相談があっただけで、すぐに全保護者に入れてもらいました。

「5月1日から運用スタートします、まだ運用開始前です」とプリントに書いておいたのですが、インストールしたらすぐに欠席の連絡をいただいたり、バスの連絡が出ないです、という問い合わせがありました。まだ運用前です、とお話ししましたが、すぐに使ってもらえたのはうれしかったですね。

預かり保育の業務が大幅に軽減

バスキャッチの導入効果について教えてください

現在、活用している機能は、園バス運行管理、欠席・遅刻・バス不要連絡管理、お知らせメール配信、園児管理・職員管理、預かり保育管理・保育料管理、名簿・要録・計画印刷、アプリへのお知らせ通知機能、オプションとして、園バスにGPS車載器を積んでいるのと保育料計算・口座振替機能を使っています。

①預かり保育の管理にかかわる業務が大幅に軽減されました。

以前は預かり保育の時間帯ごとに4種類のチケットを作成して、現金で販売していました。また、長期休暇は別のチケットになっています。チケットを誰に販売して、いくらで、半券は、といったことを台帳に転記して翌朝提出してもらいました。また、チケット代金は事務に届ける必要がありました。チケットの販売は17時までと決めていましたが、17時半に「すみません」と来られると、出ないわけには行きません。こうした預かり保育に関わる一連の事務業務がすべてなくなりました。現金の取り扱いもほとんどなくなりましたので、預かり保育の業務が大幅に軽減されました。

②朝の欠席連絡の電話が鳴らなくなりました。

今では朝、事務室の電話が鳴ることはなくなりましたが、以前は鳴りまくっていて、いろいろと準備を進めたい朝の時間に、電話に振り回されていました。欠席者名は事務室のホワイトボードに書き出していましたので、担任はクラスから見に来ないと欠席者の把握ができませんでした。今では朝出勤すれば欠席の様子がわかりますので、先生たちはその日の準備にしっかりと向き合っています。

③保護者会の紙のお手紙がなくなりました。

お知らせメール配信を活用することで、保護者会のお手紙はすべてメール配信になり、紙での配布はなくなりました。園からのお知らせは、内容によってはメール配信だけでなく紙でも配布するようにしています。

また、園からのお知らせは必ず配信前に教員限定で配信して、全員でチェックしています。そして意見があれば修正して、ミーティングでOKになってから、配信するような運用としています。

「預かり保育の管理にかかわる業務が大幅に軽減されました」と園長の五島先生

保護者にこまめに働きかけることが大切

バスキャッチの運用で工夫されている点について教えてください

①気になる欠席理由には必ず電話を入れています。

幼稚園ではフォローと配慮が大切だと考えています。例えば欠席連絡で欠席理由のメモで気になることがあった場合は、保護者に必ず電話を入れるようにしています。システムやアプリは確かに便利ですし、煩雑な業務は任せるとして、こちらから保護者にこまめに働きかけることが大切だと思います。この部分は効率ではなく、教育の質の問題だと考えています。

②個人所有のスマホからも閲覧できます。

職員には個人所有のスマホからもバスキャッチを見ることができるよう設定しています。もちろん閲覧のみという制限をかけてですが。例えば自宅から明日の欠席状況や預かり保育の予約状況を知りたいというときには、個人のスマホで見てもらえます。
また、園ではクラスに1台のタブレットと、共用のパソコンがあります。こちらは登園してから、欠席などの状況を確認しています。

③電話での欠席や預かり保育の連絡はバスキャッチに反映しています。

締め切り時間に間に合わず、電話での欠席や預かり保育の連絡はゼロではありません。電話を受けて、クラス担任や預かり保育担当に伝えればこと足りますが、バスキャッチ上にもその連絡を反映させています。
バスキャッチはデータが残りますので、記録としても管理できますし、データとして分析も可能だからです。

バスキャッチの導入で想定外のこともあったとお聞きしています

保育料計算・口座振替機能のオプションを導入し、主に預かり保育料での活用を考えていました。ちなみに保育料は金融機関の口座振替をすでに行っていました。口座振替で想定外だったのは、近場のよく利用されている金融機関が全銀ネットワークに加盟しておらず、そこでの口座振替ができなかったことです。こちらの金融機関をメインで使っている保護者には、預かり保育料は計算結果で請求書を発行して、現金で集金しています。
不便と感じるようなら、他の金融機関での口座振替は可能だということをお伝えしています。

園の教育の質を上げて行く一助

バスキャッチを評価していただけますか？

朝の電話に振り回されることも、預かり保育の煩雑な事務作業もなくなり、同じ園で過す時間の中で、先生たちの気持ちに余裕ができたと感じています。その分、子どもたちに目を向けることができます。バスキャッチの導入は、園の教育の質を上げて行く一助になっていると評価しています。

今後、活用予定の機能を教えてください

先生たちから声も上がっていますので、用品注文の管理については始める予定でいます。また、ドキュメンテーションの発信の仕方も検討しています。

バスキャッチ並びにVISH株式会社へのリクエストなどありましたらお聞かせください

まだ使いこなしていない機能が多々ありますので、活用に取り組む際は引き続きサポートをお願いします。