システムに園の運用を合わせるのではなく､園のやり方を活かした運用ができる「園支援システム＋バスキャッチ」を導入しました。

「やさしくたくましく」が教育のテーマ

白山幼稚園について教えてください｡

白山幼稚園は1955年創立ですから､現在68年目でもうすぐ70周年を迎えます。当園は「やさしくたくましく」を教育のテーマとして掲げ、身近な自然の中で四季を感じ取りながら豊かな感性を育てています。また「主役はいつも子どもたち」をモットーに、楽しく遊びの中からの学びを大切にしながら、ときには苦労を乗り越えて､これからの時代を生き抜いていく子どもたちの心の根っこ（非認知能力）を育てていきます。

教育理念は「七転八起」､「優心開花」､「本能開放」､「白山食楽」の4つがあります。
「七転八起」は､なかなかうまくいかず失敗を繰り返しても､励まし認め合いながら挑戦を続けることで「やってみよう！」「がんばろう！！」「できた！!！」の気持ちが育ちます。
「優心開花」は､子どもたちみんなが持っている優しさの種を､園生活の中でお友だちや先生からもらったやさしい気持ちを心の栄養にして、相手のことを考えて行動できる思いやりの花が開花します。
「本能開放」は､遊びは子どもの命。砂、泥、水は多様に形を変える最高の素材！遊び方は子どもたち次第です。自由な発想を働かせ、自由に使い遊び､体操服の汚れはたくさん遊んだ証拠です。
「白山食楽」は､畑から春はじゃがいもを掘りカレーパーティー、秋はサツマイモを掘り、みんなで焚火を囲んでやきいもパーティー。冬は育てた野菜を使ってみそ汁パーティーなど､お友だちと食べることを楽しみます。

ほぼ毎月何かのイベントがあり､園のお友だちと遊び楽しむことを通じて成長しています。
現在､在園児は220名で､年中と年長は3クラス､年少は最初は園に慣れるのも大変ですから少人数の編成で4クラスとしています。職員は24名です。

白山幼稚園のWebサイト

「預かり保育､予約」でネット検索

白山幼稚園では2022年8月に､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を導入し､同年10月から運用を開始しています。導入のきっかけを教えてください。

一番のきっかけは預かり保育の申し込み方法を何とかしたいと考えたことです。以前は､預かり保育を申し込む場合､保護者は毎回､利用日､お迎え時間､お迎えの人､通園方法（徒歩・バスコース）､アレルギーなどの有無､平熱､園児の氏名､クラス､緊急連絡先電話番号を用紙に記入し提出してもらっていました。それを園で集計して今日は何名､預かり保育参加の全園児の氏名を書き出していたのです。毎日預かり保育を利用する場合､毎日用紙への記入と提出が必要になりますので､保護者の負担にも大きなものがありました。

二番目はバス不要の連絡メモです。こちらも保護者にメモを書いてもらい､バスに乗らないときはメモを渡してもらいました。10名くらいが利用するバス停だと､1名の保護者がメモを回収してまとめて渡してもらいました。このメモを見ながら出欠を名簿に記入していましたが､どうしてもメモからの転記だとミスをしないように注意を払うため、とても時間がかかっていました。

預かり保育の申し込みを何とかしたいと思い､「預かり保育､予約」といったワードでネット検索をして探し始めたのが最初です。

ネット検索ではどのようなシステムがヒットしましたか。そしてどのような要件でシステムを選んだのですか。

実は前職がシステムエンジニア（SE）でしたので､検索をする前に自分で作ってしまおうかと考えました。ただ､自分で作ってしまうと、将来的にシステム管理が難しくなるため、それではダメだと思い一生懸命探しました。
ネット検索では「園支援システム＋バスキャッチ」を始め､いくつものシステムがヒットしました。

システムを選ぶ際､SE出身ということもあり､私はシステムありきの運用には絶対したくありませんでした。運用をシステムに合わせると､当園の運用の自由度がありません。それは避けたいと考えました。
ネット検索でヒットしたシステムを見ていくと､有名なシステムもありましたが､どうしても型にはまったことしかできない､システムに当園のやり方を合わせないといけない､自由が利かないと感じました。

そんな中で「園支援システム＋バスキャッチ」は､自分でいろいろと設定ができそうな点にすごく惹かれました。導入園数もどんどん増えており､これからもっとよくなっていくと感じて､すぐにデモの申し込みをしました。
バスキャッチブログには新機能リリースやアップデート情報がたくさん載っていていましたので丹念に拝読しました。
ユーザーの視点に立った改良がされていて、今後も常に進化していくシステムだと感じ、これなら将来的にも安心して任せられると感じました。

「導入に関しては元SEの清水に一任していました」と理事長　志村雄治様。

システムに合わせるのではなく､自由度が高いことが導入の決め手

導入の決め手を教えてください。

1. 運用の自由度が高い。

システムに当園を合わせるのではなく､いろいろと設定をすることで当園らしい運用ができることが一番の決め手です。システムに合わせた運用をしないといけないシステムが多い中､設定をすることで当園の運用を大く変えることなく導入できる点は､実際に活用する先生たちの負担が少なくて済みます。

2. 思った以上の機能があった。

メール配信システムとバスのナビゲーションシステムは以前から導入していましたので､「園支援システム＋バスキャッチ」の機能としては特に期待していませんでした。でも実際にはメール配信では予約配信ができたり､バスの乗降者の登録､欠席連絡など期待を越える機能を持っていたことに満足しています。

3. 料金的にも満足できた。

料金的には以前導入していたメールとバスのシステムの合計よりは高くなりますが､それを上回る機能があります。活用し始めてからですが､オプションで保育料計算・口座振替機能も追加しました。単純比較はできませんが､利用料金が少し高くなったことを上回る機能と､業務の効率化に貢献しています。

「システムに合わせるのではなく､自由度が高かったのが園支援システム＋バスキャッチです」と担当の清水由実様。

実際の導入作業はスムーズに進みましたか。

実際の導入作業は夏休みに入った8月に行いました。園児の管理データをVISH株式会社にインポートしてもらいましたし､特に問題なく進めることができました。
保護者への説明は9月から行いました。保護者もスマートフォンが当たり前になっていますので､アプリのインストール自体にも抵抗がないようで､ほとんど問い合わせはありませんでした。

バスコースの作成では､GPSのチェックポイントを300m間隔で設定した方がいいといわれ､その設定をしました。ただ､これでいいのかが心配でしたので､コースを作成している途中でサポートセンターに見てもらいました。すぐにこれで大丈夫ですと返答をいただき､安心しました。

以前はこうした用紙で預かり保育の申し込みを行っていた。

預かり保育の申し込みなど業務を効率化できた

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入効果を教えてください。

1. 預かり保育の申し込みから料金計算までが効率化。

預かり保育の申し込みは紙かられんらくアプリに変わりました。保護者は預かり保育の申し込み用紙記入の必要がなくなりましたし､その用紙を先生などに渡す手間もなくなりました。当園では「園支援システム＋バスキャッチ」の預かり保育の画面を見れば､最新の状況を確認することができ､集計作業などもなくなりました。保育料計算・口座振替機能も導入しましたので､現金の取り扱いを減らすこともできました。預かり保育に関しては､現金でチケットを購入してもらっていましたので､1年の途中で切り換えるのではなく､2023年3月までは従来通りのやり方を踏襲して､4月から保育料と一緒に口座振替にしました。
また､2023年から夏休みの預かり保育を始めました。その設定の際もサポートセンターに電話をして､料金の設定方法などをサポートしてもらい､ずいぶんと助かりました。

2. 欠席連絡で､朝の保護者からの電話が鳴らなくなった。

導入前､欠席の連絡は保護者からの電話でした。電話を受けるとノートに欠席者の情報を記入して､保育開始前に全クラスを回って欠席者情報を伝えていました。れんらくアプリから欠席連絡を入れてもらうことで､朝の電話はほとんど鳴ることがなくなりました。
保護者も24時間いつでも欠席の登録ができるので､決まった時間に電話しなければならないという負担がなくなりました。当園でも電話を受けることがなくなり､登園する子どもたちの出迎えなどにきちんと時間を使えるようになりました。

3. 自宅でも指導要録の作成ができる。

指導要録の作成は､専用のシステムを導入していましたので､園内のパソコンでしか作業ができませんでした。そのためだけに登園する先生もいました。「園支援システム＋バスキャッチ」ではスマートフォンやタブレットで作成ができますので､作成のためだけに園に来る必要はなくなりました。

4. スマートフォンで欠席確認やメール配信ができる。

先にお話ししたように､以前は保育開始時間になるまで､欠席者の情報がわかりませんでした。今ではスマートフォンの「園支援システム＋バスキャッチ」サイトから欠席者の確認ができますので､事前に状況を把握した上で保育開始を迎えることができます。
導入後にですが､スマホサイトからも欠席の理由を見れるようになったことも､大きなメリットと感じています。

素敵な対応のサポートセンターに感謝

「園支援システム＋バスキャッチ」の評価を教えてください。

システムとして､当園の運用方法を変えずにシステムで運用できる点を高く評価しています。業務の効率化や先生たちの負担の軽減に､さらには保護者の負担軽減にもつながっていることが多く､導入して本当に良かったと考えています。

特に素敵だと感じているのは機能というよりも､サポートセンターの対応です。通常のサポートセンターは､こちらが問い合わせの連絡をして､解決すればそれでお終いです。VISH株式会社サポートセンターは､もちろんのその場でどう対処すればいいのか､どのように設定を行えばやりたいことを実現できるのかを教えてくれます。それだけに留まらず､しばらくすると折り返しの電話があることが多々あります。「先ほどはこうお伝えしましたが､もっといい方法があります。このようにやってみていただけますか」といったように､ご連絡いただけます。サポートのその場で終わりではなく､多分社内で検討しているんだと思いますが､より良い方法やこちらがやりたいことを実現しやすい方法をみつけて連絡してくれます。とても素敵なことだと思いますので､続けて欲しいですね。

「園支援システム＋バスキャッチ」の今後の活用予定について教えてください。

各機能をどのように使うかは先生たちに任せています。例えばイベントへの出欠の確認は紙ベースで行うこともあれば､アンケート機能を活用することもあります。まだ導入して1年ですので､先生によってシステムへの慣れの度合いが違っているのだと思います。その辺は慣れると自然と「園支援システム＋バスキャッチ」の機能を活用するようになると考えています。

「園支援システム＋バスキャッチ」､VISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

無償化対応に関してですが､「園支援システム＋バスキャッチ」で出力できるフォーマットでは､こちらの自治体と異なってしまい､どうしても加工が必要になります。フォーマットが異なる自治体は多くあるのかと思いますが､できるだけ近づけていただけると嬉しいですね。
先にお話ししたサポートセンターには導入当初からずいぶんとたくさんのお電話を差し上げています。これに懲りずに素敵な対応とアドバイスに期待しています。

「園支援システム＋バスキャッチ」のお陰で当園だけでなく保護者の負担を軽減することができました。今後も園の運営に役立つアドバイス､提案に期待しています。

志村雄治理事長（中）､清水様（右）と弊社齊藤（左）