教職員にとって使いやすく仕事に活かせるインターフェイスであったことが、「園支援システム＋バスキャッチ」導入のポイントです。

仏教幼稚園として「生命尊重の保育」を行う

寿福寺幼稚園について教えてください｡

寿福寺幼稚園は1953年4月、東京都練馬区にある真言宗豊山派寿福寺の境内で開園しました。1966年にはベビーブームによる幼稚園不足にお応えして、近隣に第二幼稚園も開園しました。その後、地域の皆さまのご要望に応え、より充実した幼児教育の場となれるよう、1987年に学校法人寿福寺学園に移管しました。おかげさまで、ご縁をいただいたご家庭のご理解ご協力のもと、これまでに第一幼稚園、第二幼稚園を合わせ、1万名を超える卒園児を送り出しています。

当園は仏教幼稚園ですので、仏様という大切なものがいらして、その優しい心、思いやりの心、自分や他人の命、生き物の命を大切にする「生命尊重の保育」という仏教保育の一番の理念を大切にしています。自分や他人を大切にするところから、いたわりの心と優しい心を育てています。先生もそういう気持ちで子どもたちに接しています。幼稚園の中にはいろいろなスポーツだったり勉強に特徴を持つ園もありますが、寿福寺幼稚園の場合はどちらかというと情操教育、心の方を育てようというところを中心に考えています。

現在、第一幼稚園は180名、第二幼稚園は145名の園児が在籍し、教職員はそれぞれ18名ずつとなっています。教育カリキュラムは第一・第二の教職員が一緒に作成した同じカリキュラムを実行しています。ただ、遠足や運動会は合同で実施しますが、それ以外の行事などは別々に実施しています。

寿福寺第一・第二幼稚園のWebサイト

教職員が使いやすいインターフェイスが導入の決め手

寿福寺幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

仏教系幼稚園、保育園及び養成機関の全国組織である公益社団法人日本仏教保育協会という団体があり、当園の理事長でもある髙山久照が、協会の理事長を務めさせていただいています。そんな関係もあり、私もよく会合などに参加して情報交換をしていますが、一番名前が出てくるのが「園支援システム＋バスキャッチ」でした。2019年6月に実際にVISH株式会社に問い合わせ、プレゼンを受けて導入を決め、夏休みに導入準備を行い、10月から運用を開始しました。

実はそれ以前から、園の管理システムの導入について検討をしていました。ただ、システムは一度導入してしまうと、別のシステムに変更するのは大変なので、よく吟味した上で決めなければいけないと考えていました。ですので、いろいろなシステムの情報を集め、問い合わせもしました。会合の折、知り合いの園長先生がパソコンを持っている時には、使用しているシステムの画面も見せてもらいました。見せてもらった中には「園支援システム＋バスキャッチ」もありました。
その上で、知り合いが使っている安心感と印象で「園支援システム＋バスキャッチ」の導入を決めました。

「園支援システム＋バスキャッチ」を導入した決め手を教えてください。

今、印象とお話ししたのは、操作画面の作り、ユーザーインターフェイスが使いやすそうだということです。
導入のポイントとして、自分だけが使えるのではいけないと考えていました。教職員によってITリテラシーにはバラつきがあると思います。ちょっとパソコンが苦手という人でもきちんと直感的に操作できて、仕事の上で使えることが大切なので、ユーザーインターフェイスはとても大事だと思っていて、そういう視点で検討してきました。やはり教職員にとってやりやすくて、自分たちで仕事上使うことができるのがポイントでした。私自身はそれなりに使えるとは思いましたが、教職員が使いにくいとシステムを使うのが園長の仕事になってしまいます。それでは導入する意味がありませんので、教職員が使いやすいインターフェイスが導入の決め手です。

導入はスムーズに進みましたか。

ちょうど夏休み期間でしたので、VISH株式会社からいつまでに何をしておかなければいけないのかをお聞きして、そのスケジュールに則って準備を進めました。全員の情報を登録するのは少し大変でしたね。

運用開始は2019年10月からですが、2学期開始からすぐではない理由を教えてください。

やはり保護者へのきちんとした説明が必要です。2学期開始早々に保護者会がありますので、10月から導入すること、どのようなことができるのかを説明しました。保護者から「すごい」みたいなどよめきがありましたね。
それまでは一斉送信のメールしか使っていませんでした。送る際に一斉送信すると迷惑メール対策に引っかかりうまく送れなかったりしていました。その不便さがありましたので、保護者も導入は相当よろこんでくれたと思います。

個人的には以前からアプリかメッセンジャー的なもので直接つながれるものがいいと考えていましたので、「れんらくアプリ」を活用できることは、園にとっても保護者にとっても大きなメリットだと思います。

「知り合いが使っている安心感と印象で導入を決めました」と　髙山園長

保護者への口頭での伝達をお知らせ配信に集約

「園支援システム＋バスキャッチ」導入効果についてお教えください。

1．欠席連絡の電話がなくなった

以前は欠席の連絡はすべて電話で受けていました。それが「れんらくアプリ」を通じて欠席連絡として「園支援システム＋バスキャッチ」に入ってきますので、朝の欠席連絡の電話対応はほとんどなくなりました。欠席連絡は朝8時で締め切っていますが、それ以後の電話連絡については、電話を受けた人が「園支援システム＋バスキャッチ」に入力するようにしています。そうすることで最新の出欠状況について、「園支援システム＋バスキャッチ」でわかるようにしています。

2.保護者への口頭での伝達を「れんらくアプリ」のお知らせ配信に集約。

お便りなどで伝達してあることも、前日に「明日は保護者会です」といったように、先生が口頭でお伝えするようにしていました。バスの場合は、バス停ごとに保護者に同じ内容を伝えていましたので、時間もかかっていました。それを「れんらくアプリ」のお知らせに集約することで、保護者に直接口頭での伝達をなくしました。それにより、先生はお帰りの時間には子どもたちのお渡しに集中できますし、バスに添乗した場合にも子どもたちのお渡しに集中できますので、安全管理面でも効果があると思います。
お知らせは毎日13時30分頃に配信し、翌日朝8時まで表示しています。内容によっては数日表示するものもあります。

3.名簿の二重作成がなくなった。

以前は在園時の名簿に加えて、バス名簿を別に作成していました。バスは2台で各2コースですが、そのバスコースに合わせて1日～31日まで1ヶ月間のバスに乗る子どもたちの名簿を作成しました。毎月何名かは乗るのを止めたり、新たに乗ったりと変更がありますので、その都度バス名簿を作り直していました。欠席連絡があれば、バス名簿に記入してバスに乗って確認していました。その際に転記ミスや伝え漏れなども発生していました。それが今では「園支援システム＋バスキャッチ」で最新の出欠状況をバスコースに合わせてプリントアウトして、園児の乗降時にチェックしています。

4.写真販売で事務作業が軽減された

写真販売では、外部の写真家が撮影した写真は連携サービスの「スナップスナップ」を通じて販売することにしました。また、園内で先生が撮影した写真については、写真販売機能を活用して、注文を取るようにしました。以前はプリントした写真を模造紙に貼って注文を受け付けていましたが、今では注文された写真がきちんと集計されて出力されますので、写真のプリント依頼などの事務作業が軽減されています。

「毎朝の欠席連絡の電話がなくなったのが象徴的な導入効果です」と髙山園長

アンケート機能を活用して検温を実施

「園支援システム＋バスキャッチ」の運用で工夫されていることはありますか。

1.メールとお知らせ配信の役割分けを行う。

導入当初、保護者からメールとお知らせ配信の違いが分かりにくいという問い合わせがありました。そこで、メールは従来のメールと同じであること。お知らせ配信は幼稚園の立て看板で「明日は〇〇があります」という掲示板みたいなもので、明日までに必要な情報です、と説明して理解してもらえました。
当園では園のお便りについては、きちんと読んでもらいたいので紙で毎月発行しています。ただ、静岡県のバスの事故を受けて、どのような管理をしているのかという問い合わせが何件かありました。当園としては内容を考えると紙で発行すべき内容でしたが、いち早くお知らせした方がいいと判断してPDFをメールに添付してお送りしました。また、コロナ禍の当初は毎日のように保護者に向けて発信しなければならないものがありました。このように、緊急性が高い場合などの対応に使用でき、確実に保護者に届くメールとお知らせ配信はとても大きなメリットです。

2.お知らせ配信とメールの運用ルールを決める。

現在、お知らせ配信は主任の先生に内容から配信まで、基本的にお任せしています。メールについては、文面などは考えてもらいますが、その内容を確認して、メールとして配信ボタンを押すのは園長の責任となっています。ここに落ち着くまでに多少の試行錯誤はしましたが、定着してからは変えていません。

3.預かり保育の定員を決める。

コロナ禍もあり、現在では密をさけるために預かり保育に30名という定員を設けています。当園の預かり保育は定期利用はなく都度預かりのみです。料金も1回利用の料金のみで、早退しても料金に変動はありません。導入以前は、その日に預かり保育を希望されるお子さんはカードを持ってきてもらい、そのカードがある園児を預かり保育としていました。このやり方ですと、定員を設けることはできません。「園支援システム＋バスキャッチ」で預かり保育の予約をしてもらうようになり、定員管理もできるのはとても便利だと思います。預かり保育の平均は20名前後ですので、定員オーバーになることはまずありません。

4.アンケート機能の活用。

係と呼ばれる行事のお手伝いの募集、個人面談の日程決めなどにアンケート機能を活用しています。また、朝の検温は登園連絡に項目を設けて、そこに入力してもらっています。そして夏祭りなど正規の時間外の行事の場合は、アンケート機能を活用して昼過ぎの体温を検温して記入してもらいます。また、コロナ禍の対応として、園児や家族の状況、園に伝えるべき情報については、週末などに24時間アンケート機能を開けておいて、連絡事項を記入してもらえるようにして対応しました。

5.要録作成用にパソコンを増設。

以前は2台しかパソコンはありませんでしたが、4台増設し自由に使えるようにしています。要録の作成などはパソコンで行いますので、3学年6クラス同時に作業ができるようにしました。また要録の文章自体は、その場で考えるのではなく、事前に自身で推敲したものをコピペしてよいとしています。

寿福寺第一幼稚園の園舎（左）と第二幼稚園の園舎（右）

保護者のニーズに応えるアドバイスに期待

今後の活用予定や「園支援システム＋バスキャッチ」、VISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

現在は預かり保育の料金計算は、「園支援システム＋バスキャッチ」からデータを抽出して料金計算をして、保護者に請求しています。今後、保護者のニーズが多様化して、もう少し預かり保育の内容を見直し、多様な預かり保育を行うようになったら、オプションの料金計算も導入したいと考えています。

また、使用していて、こうなればいいのにな、と思ったことはほとんどアップデートされています。今後も保護者のニーズに応える使い方のアドバイスなどに期待しています。

寿福寺の境内で髙山園長（左）と、弊社齊藤（右）