園の管理・運営・事務処理の要となるバスキャッチ導入後、私が行う事務処理の時間はほとんどなくなりました。

感動体験を通して協調性や忍耐力を育む

かなやま幼稚園について教えてください｡

かなやま幼稚園は1969年創立の福岡市にある私立幼稚園です｡現在､3歳児､4歳児､5歳児の3学年で合計150名が在籍しています｡その他に､幼稚園に慣れていただくための週2回のプレクラスとして「たんぽぽ組」があります｡

当園では､年齢ごとの教育（午前中の横割り保育）の時間を主活動としながら、異年齢児活動（午後の縦割り保育）を副活動として､園児が自由に活動できる時間も含め､バランスの取れた幅をもたせた教育に取り組んでいます。

特色の一つに「体験教育」があげられます｡子供たちはいろいろなことを体験して､それを通じて夢を作り､自分がやりたいこと､取り組みたいことをみつけていきます｡もちろん､一人でも体験をすることはできますが､集団としての体験は一人ではできません｡園外で季節感ある活動に取り組んだり､行事として運動会に参加したりして､集団の中で体験をすることが大切だと考えています｡また英語指導では､単に英語を教えるのではなく､小さな頃に英語とふれあう体験をすることで､英語に興味を持ち､英語を勉強してみよう､英語を活かした仕事に就きたいと考えるようになるのです｡このように､みんなで力を合わせて挑戦し、成し遂げる感動体験を通して協調性や忍耐力を育んでいきます｡

園の管理・運営の要としてバスキャッチを活用

現在､かなやま幼稚園では「バスキャッチ」をどのように活用していますか?

2013年4月に「バスキャッチ」を導入しました。現在､活用している機能はバスキャッチが持つ以下の6つです。

①バス運行管理
・バス運行管理､バス運行状況確認､バス送迎コース作成
②保護者との連絡
・保護者携帯サイトからの欠席・遅刻・バス不要連絡､延長保育の申請
③お知らせメール配信
・各種お知らせメールの配信
④名簿管理
・園児・保護者の情報を記録・管理
⑤各種料金計算
・延長保育料金計算
⑥各種印刷
・名簿の印刷､延長保育料金請求書の印刷､他

導入しておよそ半年経ちますが､バスキャッチは当園の管理・運営､事務処理の中心機能になったといっても過言ではありません｡

｢当園の管理・運営の中心にバスキャッチがあります」と筑紫園長

バスキャッチの導入準備は約半月と短期間

バスキャッチの導入前は､どのように園の管理・運営､事務処理を行っていたのですか？

例えば､バスの運行管理では､以前はバス3台が朝夕とも1台2コースを送迎していました｡その送迎コース作成は､毎年11月に始まる入園願書受付時から開始して､新学期直前の3月までかかっていました｡具体的には手作業で地図上にルートを作成して､次に実際にコースを回って確認し､所要時間を計測していました｡
毎日のバスの運行時には､出欠連絡を反映した手書きの表を作成して管理していましたが､実際に出欠状況を正しく把握しているのはクラス担任しかいませんでした｡ですので、電話で受けた欠席連絡がうまく伝わらずにバスに乗れなかったり､帰りの際､保護者が園まで迎えに来ると勘違いしてバスに乗せなかったりという場合､私自身が園児をご自宅まで送り届けていました｡その対応を､身近な感じがしていいと評価してくださる保護者もいますが､園長はトラブルが発生した際の対処のために､園から離れることができなかったのです｡

また､当園は預かり保育を早朝と午後に行っています｡以前は事前購入のチケット制にしており､申し込む場合は､1回毎にチケットを添えて申し込むことが必要でした｡また､チケットがない場合は､現金で支払われる保護者もいます｡すると､お預かりしたチケットがどなたのものか分からなくなったり､預かり保育をしている園児の数とチケット枚数が合わなくなったり､事務処理上の不都合が出ていました｡

メール配信と出欠連絡に関しては､5年ほど前にその機能に絞った他社のシステムを導入していましたが､システムそのものが廃止されるため､新しいシステムを探していました｡
ですから､メール配信と出欠連絡以外は､本当に手作業で事務処理を行っていたのです｡

バスキャッチ導入の経緯を教えてください｡

ここまでお話したような状況でしたので､何らかの解決策は常に探していました｡バスキャッチは知り合いの園から紹介していただき､一緒に説明を受けました｡
説明を聞いて「これはいいね。やってみようよ」ということになり､即導入を決めました｡

実際の導入準備期間は2013年3月の約半月でした｡導入そのものはVISH株式会社のサポートもあり､とても簡単でした｡
また､バスのルート作成もその準備期間内にバスキャッチを使って作成しましたので､以前は半年かかっていたことを考えれば､驚異的な事務作業の省力化が図れました｡

バスルート作成期間も､以前の半年が約半月に大幅に省力化

業務の管理・運営を担当者に任せ､新たな企画を練る

バスキャッチの評価を教えてください。

①事務処理・管理を各担当者に任せることができる

導入前はどんなことも私自身がチェックする必要がありました｡現在では､基本的な入力業務は事務担当に､園の運営に関する業務は各教諭が担当し､その管理や処理を任せています｡
私が行っているのは､退園処理など個人情報に関わる部分だけになりました｡ですから､本当に事務処理にかける時間はほとんどなくなりました｡でも､その時間で園行事や教育での新しい企画を練っていますので､暇になるわけではありませんね（笑）

②預かり保育の利用頻度増加と､事務処理上のミスがほとんどなくなる

バスキャッチの導入でやり方が大きく変わったものに､預かり保育があります｡申し込みをバスキャッチで行うようにして､都度チケットで精算していたチケット制を廃止し､1カ月毎に請求して振り込んでいただく仕組みにしました｡
保護者からは、申し込みがしやすくなり､煩雑だったチケットの扱いがなくなったと大変好評です｡利用される方の数はあまり変わりませんが､利用頻度は増加しています｡
そして､チケットでの精算による集計のミスなどは､ほとんどなくなりました｡チケット＝現金ですから､教諭がそれに触れることがなくなったのも、負担軽減につながっていると思います｡

③保護者へのサービスの質が向上

バスの運行に関しては､バスルート作成から当日の出欠状況把握全般をバスキャッチで行っており､連絡など園内の負担が減った上で､正確な情報を持って運行することができるようになりました｡これは保護者へのサービスという面でも､成功していると感じています｡バスの運行はより正確になり､実際に運行してみて､送迎時間にずれが生じるようであれば､時刻表を都度訂正してお知らせできるようになりました｡
バスの「到着案内メール」は､目安として使っていただいています｡到着案内を上手に活用して頂いている保護者がほとんどですが､保護者の中には朝の忙しい時間にメールを見る時間は取れないという方もいますので､到着案内メールに頼るのではなく､時刻表に沿った正確な運行をすることを心がけています｡

実際の画面を見ながら､筑紫先生と打ち合せをする弊社・西尾

ユーザーとして一緒にシステムの向上に役立っていきたい

最後に「バスキャッチ」及びVISH株式会社へのご要望などがありましたらお願いします。

一番はシステムのレスポンスの向上ですね｡もっと早くなってくれるといいな､と感じています｡また､いつも細かな面も含めいろいろなリクエストを出させていただいていますが､それに対して真摯に対応してくれるところや､可能な限りバージョンアップなどで対応してくれるところは評価しています｡

今､実現していただきたいことはスマートフォンとタブレットへの完全対応です｡出欠確認を簡単なスマートフォン用の画面で見ることができたら､いちいち紙に出力する必要もなくなりますし､バスの添乗をしながらその場で欠席の確認もできます｡

バスキャッチは園の管理・運営に欠くことができないシステムだと思っています｡これからもより良いシステムにすべく､意見を出させていただきながら､私もユーザーとして一緒にシステムの向上に役立っていきたいと思います｡

弊社のバスキャッチ担当の西尾（左）と理事長・園長の筑紫先生