「園支援システム＋バスキャッチ」は保護者と園の大切な架け橋。未就園児から卒園生まで、活用の幅は広がります。

子どもの主体性を大切にして、先生はそれに寄り添う

片柳幼稚園について教えてください｡

片柳幼稚園はいまから60年前の1963年に大宮市御蔵84番地で設立されました。1972年に現在の場所、さいたま市見沼区御蔵556番地に移転し、同時に学校法人化。2016年に園舎の全面改築を実施し、新園舎が竣工しました。

当園では、子どもたちが本来持っている自分で生きようという力、自然な姿を守り、正常に伸ばすのが幼児の教育と考えています。
いま幼稚園では文字を教えたり、何かを教えることに注力している園もあるとお聞きしています。当園は「何をしなければならない」といったように、先生が一方的に教えること、何かをできるようにしようとすることはありません。保育の基本は子ども中心で、子どもに寄り添う保育に注力しています。だから大人のやりたいことに、子どもを合わせることはしません。子どもの主体性を大切にして、先生はそれに寄り添っています。

とはいっても年間、毎学期、毎月の保育計画はきちんと立てており、それに則って子どもたちが自分でやりたいこと、遊びたいことを尊重し、先生はそれを見守り、支援しています。ですので、登園したらクラス全員が集まって朝会を開くのではなく、それぞれがお着替えをし、鞄をきちんとしまったら、遊び始めます。昨日の遊びの続きをする子、お絵描きをする子、友だちとかけっこをする子、折り紙をする子、一人ひとりの役割を決めてお店屋さんごっこをする子、といったようにクラスも学年も関係なく、自然にのびのびと遊んでいます。
いろんなところでいろんなお子さんが遊んでいるので、先生方が協力して全ての先生で全てのお子さんを見るようにしています。
現在、年少・年中・年長の各学年3クラスで合計270名の園児が在籍しており、教職員は合計で31名となっています。バスは3台で9コース運行しています。

豊かな自然の中でのびのび遊ぶ

全部で10以上のシステムを比較検討

片柳幼稚園では2019年9月に､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を導入して活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

導入前、保護者への連絡はメール配信システムを使っていました。保護者にメールアドレスを登録していただき、一斉配信するものです。メールを送る対象を限定するなどはできなかったですね。欠席の連絡は朝、保護者から電話をしていただいていました。電話を受けたらノートに書いて、クラス担任はそのノートを見て欠席者の確認をしていました。
預かり保育の申し込みは園にノートを置いておき、送り迎えなどの際に保護者に記入していただいていました。園に来られない場合は、電話での受け付けも行っていました。預かり保育料は園でチケットを作成して、それを事前に現金で購入していただいていました。
このように基本的にはアナログで手作業を中心に園の管理をしていました。

直接的なきっかけは、2019年10月1日から「幼児教育の無償化」がスタートすることでした。いまお話ししたように、預かり保育の管理はノートに書いていましたから、人数やいつ誰が使っているのかといったことを、ノートをひっくり返して集計しなければなりません。それは現実的ではないため、何か手を打たなければいけない。漠然と考えていた何らかのシステムを入れたいという思いを、現実のものにしなければなくなりました。

どうやってシステムを探したのですか。

全部で10以上のシステムを比較検討しました。お付き合いがある会計システムや幼児用品の会社からの紹介、ネット検索、VISH株式会社からはダイレクトメールをもらっていたと記憶しています。そうしてリストアップしたシステムについて、いろいろと調べたり、直接話を聞いたりしました。

システムを探すための要件は決めていましたか。

まずは機能の部分ですね。朝の欠席連絡の電話はなくしたい、預かり保育の予約や管理をしたい、保護者との連絡手段としても活用したい、といった機能を第一に考えました。
予算に関しては、正直なところ相場がよくわかっていなかったので、各システムの金額を比較検討してと考えていました。

いろいろと話を聞いたり比較検討しているうちに、VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」が一番良さそうだと思い、2019年6月にVISH株式会社に問い合わせを行い、7月にプレゼンを受けました。導入事例を調べてみたところ、知り合いの園で導入していることがわかり、見学に行きました。

知り合いの幼稚園で活用されている「園支援システム＋バスキャッチ」をご覧になって、どのような感想を持ちましたか。

具体的に園でどのように使っているかを、自分の園なら同じように使えるだろうか、という観点で拝見しました。主に見せてもらったのは管理画面で、欠席の連絡がどのように届いて、どのようなかたちで表示されるのか、バスの運行管理はどうなっているか、といったことを確認しました。見学前にはVISH株式会社のプレゼンで、どのようなことができるのかはデモを見せてもらっています。それが幼稚園の現場で実際にどう運用されているのかを知ることができました。

見学のときにはほとんど導入する気持ちを固めていたので、具体的にタブレットのサイズや台数、タブレットを置く台なども教えてもらい、自分の園で導入して活用するイメージを膨らませました

VISH株式会社とは7月に導入の契約をして、そこから導入準備を行い、夏休みが明けた2学期から運用を始めました。

「幼児教育の無償化が導入のきっかけになりました」と橋本義理事長

必要としている機能をすべて持っている

導入の決め手を教えてください。

一番はこちらが必要としている機能をすべて持っていたこと。そして、導入しやすい金額です。比較検討したシステムの中にはイニシャルコストで70万円、さらに高額なランニングコストが必要、というものもありました。
また、「園支援システム＋バスキャッチ」は園児数に関係なく、一定の金額設定です。現在、未就園児や卒園生の保護者にも登録していただいていますが、登録できる園児数に上限があったり、園児数で金額が変動するようでは、そういう使い方はできなかったので、助かっています。

年度途中からの運用開始となりましたが、スムーズに導入はできましたか。

保護者への説明会を2019年9月18日に行いました。そこで導入の理由、導入によっての変更内容などを説明し、9月一杯をトライアル期間としました。トライアル期間は「園支援システム＋バスキャッチ」のれんらくアプリでの欠席・遅刻連絡、預かり保育の予約については、従来の電話やノートによる運用と、「園支援システム＋バスキャッチ」による運用を並行して行い、保護者はどちらを使ってもいいことにしました。併せて預かり保育のチケットの払い戻しについての案内もしました。

新しいものに対して抵抗がある方もいることを配慮して、トライアル期間を設けました。実際にはほとんどの保護者がすぐにれんらくアプリを使いこなしてくれるようになり、トライアル期間終了を待たずにスムーズに移行が済みました。

なお、ICT化で便利になることで園と保護者が疎遠になる懸念があったため、これまで以上にコミュニケーションを取り、いままで以上に気軽で身近な幼稚園でありたい、という思いを説明会ではお伝えしました。導入後の現状としては、導入前よりも園と保護者のつながりはむしろ深くなっているように感じます。

現在はどのような機能をお使いですか。

基本機能である、欠席・遅刻・早退・バス不要連絡、預かり保育の予約管理・保育料管理、入退室管理機能、お知らせメール配信、アンケート機能、などを活用しています。
さらに2020年4月から保育料計算・口座振替機能の請求オプション、2021年12月からバスにGPS車載器を取り付けるバスロケーションのオプションを導入しています。

「必要としている機能がすべて揃っていたことが導入の決め手です」と橋本道子園長

お便りはメールと紙のハイブリッド

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入効果、あるいは工夫されている点がありましたら教えてください。

1. 朝の欠席連絡の電話対応がほとんどなくなった。

以前は朝7時30分ころから鳴り始める欠席連絡の電話が、ほとんど鳴らなくなりました。インフルエンザなどが流行している時期は、1クラスで15～16名がお休みのときもありました。そんな日は園では電話が鳴りっぱなしで先生2名がつきっきりでしたし、保護者は何度電話をかけてもつながらない、ということがありました。時間を気にせずに欠席の連絡ができますので、保護者の利便性も高まったと思います。

2. 預かり保育の集計が便利になった

以前はノートに書かれた預かり保育の利用記録を、園児ごとに集計していたものが、「園支援システム＋バスキャッチ」で自動で請求に反映されるようになりました。その点はかなり便利になったと思います。手作業で行うことは、いまでは想像できません。
ただ、これはリクエストになりますが、さいたま市独自の子育て支援型の申請書式には自動で反映できず、手作業で申請書作成を行っています。全国各地で独自の書式があり、対応が難しい点もあるかと思いますが、ご検討をお願いします。

3. 要録の作成が余裕を持ってできる

要録の作成の際、以前は担任の先生が名前や生年月日などすべてを手書きで行っていました。いまでは子どもたちのデータが「園支援システム＋バスキャッチ」に登録されていますので、改めて入力する必要はありません。また、要録の内容ですが、手書きの時代は正式な書類だからと、修正テープなどが使えませんでしたし、内容がスペース内に収まりきるかなど、書く際にも不安がありました。いまではパソコンでの作業になりますので、内容の見直しや修正も自由に行うことができ、要録の作成はしやすくなっています。

4. 未就園児の段階から保護者にれんらくアプリを入れてもらう

プレ保育などにご参加いただいたとき、最初の段階でれんらくアプリのインストールをお願いしています。一度れんらくアプリを入れてもらえると、その後の連絡もアプリを通じてお伝えできるので、より確実にお届けできます。また、プレ保育などの参加、欠席の連絡についてもほとんどの保護者の方がれんらくアプリで連絡をくださいます。こうした利便性を未就園児の段階から知っていただくことで、当園への入園にもつながっていると思います。

5. お便りはメールと紙のハイブリッドで運用

メール配信にお便りをPDFにして載せられる機能は最初から把握していましたが、実際にPDFでお送りするようになったのは、2021年からです。そのときは紙を廃してPDFのみとして、ペーパーレス化を実現しました。ただ、当園はお便りの数が多く、先生たちが手書きで作成するものがほとんどです。なぜかといえば、最初にお話ししたように、子どもたちの主体性に寄り添う保育を行っていますので、今日はお絵書き、明日は○○といったように、決まり切った保育内容ばかりではありません。その内容を保護者にわかりやすくお伝えすべく、先生たちは努力しているわけです。一度、ペーパーレス化に踏み切りましたが、先生たちからの紙で見て欲しいという声、保護者からの紙でも欲しいという声にお応えして、現在は紙での配布とPDFでのメール送信のハイブリッドになっています。
ちなみに、卒園後もアプリを残していただければメールできるので、同窓会など卒園生へのお知らせにも活用しています。

片柳幼稚園の先生たち

新しい機能の使い方の提案にも期待

「園支援システム＋バスキャッチ」を評価してください｡

最高です。素晴らしいと思います。たくさんのシステムを比較検討して、2019年当時ベストと判断して導入しています。もちろん他のシステムも向上しているでしょうが、「園支援システム＋バスキャッチ」は私たちのリクエストに応えて、アップデートを続けていますから、変わらず最高のままだと思います。

また、サポート体制が整っていることも助かっています。電話によるサポートとオンラインでのサポートともに、レスポンスよく対応してくれます。何か困ったことがあっても、ほとんどがサポートの皆さんのお返事で解決しています。ちなみにオンラインのサポートページは1ページに5つの質問が載せられています。理事長の場合、18ページまで質問履歴があり、電話も入れると100回を大きく超えるサポート依頼をしている計算になります。

「園支援システム＋バスキャッチ」の今後の活用予定、VISH株式会社へのリクエストなどありましたらお聞かせください。

今後、用品注文を活用して、園のキャッシュレス化を進めていきたいと思います。やはり小銭の入金に手数料がかかることは、大きなダメージです。用品の注文を「園支援システム＋バスキャッチ」で集計して、保育料などと一緒に引き落とせるようにしていきたいですね。
また、先にお話しした預かり保育のさいたま市独自の書式への対応は、検討していただけると助かります。

最近は問い合わせをする回数がずいぶんと減っていますが、何かの際にはサポートに連絡しますので、引き続きよろしくお願いします。他の園での活用や新しい機能の使い方などの提案にも期待しています。
「園支援システム＋バスキャッチ」大好きです、いつもありがとうございます。これからもよろしくお願いいたします。

橋本 義理事長（左）と弊社齊藤（右）