幼稚園から認定こども園への移行は大きな変化。その変化に対応するための武器として「園支援システム＋バスキャッチ」を導入しました。

教育と保育を一体的に行い、質の高い教育・保育を提供

認定こども園こはらだ幼稚園について教えてください。

こはらだ幼稚園は1965年に創立されました。私学の場合、オーナー幼稚園のスタイルが比較的多いと思いますが、当園は地域で作った幼稚園です。土地を提供する人がいて、地域でお金を出し合って、それらをまとめたのが初代理事長でした。私は2016年から理事長を務めさせてもらい、理事長としては4代目になります。
地域の皆様の温かいご支援のおかげで、少子化という流れの中でこれまで無事にやってこられました。そして2020年より子ども・子育て支援新制度に基づき「認定こども園こはらだ幼稚園」へと移行しました。

当園は「建学の精神 互助共生」を基本理念に、自律と他人へのおもいやりと感謝、一人ひとりの可能性を伸ばすための教育に取り組んできました。次代を担う子どもたちの自主性と社会性を育てるために、
◎五感を発達させ、感性を豊かにする教育を推進します。
◎運動遊びを積極的に取り入れ、心身の発達を促します。
◎楽しみながら英語力とICT活用を高める活動を推進します。
これらの取り組みに加え、今後は「認定こども園」として教育と保育を一体的に行い、より多くの子どもたちに質の高い教育・保育を提供していきます。
園児数は280名で、教職員はパートを含めて49名となっています。

認定こども園こはらだ幼稚園の園舎

認定こども園ヘの移行準備で「園支援システム＋バスキャッチ」を導入

こはらだ幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡知ったきっかけを教えてください。

幼稚園関係の知り合いに紹介してもらいました。VISH株式会社に連絡を取ったところ、すぐに説明に来てくれて、プレゼン内容も納得がいくものでしたので、導入を決めました。2018年4月から運用を開始しています。

「園支援システム＋バスキャッチ」導入以前の状況を教えてください。

ICT補助金を活用して、2016年頃に要録作成を行うシステムは導入していました。ただ、他の業務に関してはアナログでした。バスの運行では、バスに携帯電話を1台渡して、遅れなどの連絡を園にもらい、園から保護者に連絡していました。冬は雪も降り、その影響でバスが遅れることもありました。真面目な保護者は雪の中、30分も待っていてくれたこともあり、どうしたらこうした状況を解消できるのかと思っていました。

導入を決めた理由のひとつには、このバスの問題がありました。説明を聞くと、GPSをバスに積んで、到着予定メールも配信出来るということで、バスの問題が解決できるのではないかと思いました。

導入時期は認定こども園に移行する1年前ですが、その準備という意味合いもありましたか。

ありました。もともと私学の幼稚園でしたから、認定こども園になる条件として、まず保育部を作る必要がありました。また、給食を作って提供しなくてはなりません。その設備も必要ですし、保健所の許可も取らなくてはなりません。

そうした器としての準備も必要ですが、園の管理業務も複雑になります。保育料の無償化に対応しなくてはなりませんし、今までは単に「園児」でしたが、認定こども園になると「1号・2号・3号認定の子ども」となります。登園降園の管理も必要になりますし、そうした記録を行政に提出する必要もあり、事務が作成しなければならない書類のボリュームもかなり増えると予想されました。

幼稚園から認定こども園への移行は、園としても大きな変化になります。その変化に対応するための武器として「園支援システム＋バスキャッチ」を導入したといっても過言ではありません。

「認定こども園ヘの移行を踏まえて、園支援システム＋バスキャッチを導入とました」と阿部光浩理事長

コロナ禍への対応でメール配信を活用

現在、「園支援システム＋バスキャッチ」のどのような機能を活用していますか。

導入後、最初に活用したのは園バス機能ですね。オプションでしたが、バスにGPS車載機を積み、バス到着お知らせメールも配信しました。そこから一気にほとんどの機能、つまり欠席・遅刻・バス不要連絡、お知らせメール・お知らせ配信、園児管理・職員管理、預かり保育管理連絡・保育料管理計算、指導要録・保育計画・各種帳票印刷、登降園管理などを導入しました。

預かり保育も無償化になりましたので、その計算も「園支援システム＋バスキャッチ」で行いました。事務によれば「もしシステムを入れなかったら、かなり大変なことになっていただろう」と言っており、本当に助かったみたいです。

「園支援システム＋バスキャッチ」の機能の中で、この機能があって良かったと感じるものはありますか。

私の立場でお答えすると、メール配信ですね。新型コロナウイルス感染症への対応においては「もしなかったら、どうなっていたことだろうか」と想像すらできません。導入前の保護者への連絡手段は、電話とお手紙です。無料で使えるメールも利用していましたが、制約もあり連絡手段としてメインにはなり得ませんでした。

新型コロナウイルス感染症への対応として、メール配信をどのように活用されたのでしょうか。

現在では、園児がPCR検査を受けることがわかった時点で、まずメール配信を行います。
内容は「本日、○○学年・○○クラスの子がPCR検査を受け、明日には結果がわかります。結果によっては、休園、学級閉鎖、あるいは一旦登園いただいた後で、時間は分かりませんがお迎えに来ていただく場合があります」というものです。
結果の連絡を受けると、その内容もすぐにメール配信します。

さすがに保護者全員に電話連絡は出来ませんので、仮にメール配信がなかったとしたら、お手紙を持ち帰ってもらうことになると思います。持ち帰るまでには時間が経過しているわけですから、その間にどう事態が変化するかわかりません。本当にメール配信があって良かったと思います。

コロナ禍への対応として、最初から先の内容でメール配信していたのですか。

違います。最初は結果が出てからお知らせしていました。結果のメールにはもちろん個人情報は載せませんが、コロナ禍当初は犯人探しみたいになってしまったこともあります。
また、保護者には医療従事者や教員、警察官や消防士などの公務員も大勢います。そうした方からはいち早く情報がほしいという意見もいただきました。

こうした保護者の意見も聴きながら園で検討した結果、検査を受けると分かった段階でお知らせして、結果か分かったらすぐにお知らせするやり方に変えました。メールタイトルも「コロナ関連」とわかるものにして、通しNo.もつけています。
このやり方にしてから、保護者からのクレームはなくなりました。

「ほとんどの機能を活用し、業務が全体的に楽になりました」と阿部光浩理事長

現金の取り扱いをさらに減らすために保育料計算・口座振替機能を導入

2022年9月から保育料計算・口座振替機能を導入されますが、その理由を教えてください。

基本的に保育料は無償ですし、給食代などの金額が決まっているものは口座振替にしていました。ただ、イレギュラー扱いとして、預かり保育の延長料金は今まで現金でした。集金した現金は金融機関に入金するのですが、手数料を取られる時代になりました。園としての借入もあり、金融機関からは「経費削減してください」という指導もあります。そのようなときに入金手数料を支払っている場合じゃないと思い、VISH株式会社に連絡して保育料計算・口座振替機能を使うことにしました。

2022年9月から保育料計算・口座振替機能を導入されますが、その理由を教えてください。

そうですね。金額が変動するものまで口座振替にしようとすると、事務の業務が煩雑化するために今までは現金集金にしていました。
ただ、現金集金はクラスの先生に結構な負担がありました。子どものカバンから集金袋を出して内容を確認し事務に持って来てもらいましたが、時には100円足りなかったり、先生の集計が間違っていたり、と人手がかかり業務負荷が大きかったですね。

また、ジャージや靴の販売も現金のやりとりでしたが、VISH株式会のサポートのもと、用品注文も「園支援システム＋バスキャッチ」で行うことにしました。こちらもまとめて口座振替にすることにしました。

現金集金がなくなりそうですね。

残念なことに新入園児の教材一式に関しては、現金が残ってしまうかもしれません。認定こども園の場合、教材はどこで購入しても良いことになっています。また、兄姉が先に入園していて、おさがりがある場合もあります。そのため、一式を記載した用紙を配布して、購入するものだけを記入してもらい、それに合わせて教材を購入してもらうことになります。これも用品注文に載せられると良いのですが、まだ現金集金なのかなと考えています。

労務管理的な機能を増やしてほしい

「園支援システム＋バスキャッチ」を評価していただけますか。

すべての業務が楽になりました。それは先生だけでなく事務も同様です。お手紙もすべてメールになりましたし、あらゆる業務で手書きでの作業がなくなりました。例えば、登降園時間の記録は、導入前はすべて手書きでした。現在では、登降園時はiPadにタッチするだけです。それが管理画面で一覧になり、行政への提出にも使えます。
業務が楽になった分の時間は、子どもたちと向き合う時間、そのための準備に使えます。

「園支援システム＋バスキャッチ」、並びにVISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

保育部の教員の場合、いわゆる中抜けがあります。職員管理では出退勤だけなので、この中抜けになんとか対応できないかと相談していたところ、先ほど対応してくれたことがわかりました。これからは、中抜けに対してもきちんと記録できるようになりました。

あとは労務管理的な機能を増やしてもらえると良いですね。例えば、有給休暇の申請や職員管理の勤退状況に合わせての給与計算とかまで「園支援システム＋バスキャッチ」で出来ると、すべてが一つのシステムに集約できます。
いろいろとリクエストに対応してもらっていますが、これからも対応とサポートをよろしくお願いします。

阿部理事長（左）、弊社・田中（右）