スマートフォンの普及、先生の働き方改革、そして無償化対応。このすべてに「園支援システム＋バスキャッチ」の導入は有効でした。

豊富な課外教室も特徴のひとつ

久我山幼稚園について教えてください｡

戦後まもない1950（昭和25）年に久我山幼稚園は設立されました、地域の後押しもあって初代園長の野上澄江が幼児教育に取り組んだのが始まりです。現在の理事長である野上宏が2才の頃で、近隣の子供たちと一緒に園で学んでいました。
久我山幼稚園では教育理念として「自主独立と友愛によって平和な未来を築くことに意欲的な人間の育成につとめる」を掲げ、「ひとりひとりの特性を伸ばす」ことをめざして「よく考え工夫する子」「明るくたくましい子」「思いやりのある子」に育つように、選択できる自由な環境を整え、選択する経験を積むことで、子供が生きる経験の幅を拡張していければと考えています。現在、園児は345名、職員はパートを含めると約60名です。

当園の特徴のひとつにカリキュラムの中に「茶道」があることが挙げられます。単にお茶の点て方を習うのではなく、日本の伝統文化にふれて、四季の移り変わりや美しいものを感じる心、人を思いやる心遣いなどを大切にできる、人としての品格を育てていきたいとの思いで、1956（昭和31）年以来65年以上続けています。現在は久我山にお住いのお茶の先生にお越しいただいて、年中さん、年長さんが取り組んでいます。ほかにも、リトミックや絵画、体操、英会話などにも取り組み、それぞれ専門の講師を招いて活動を行なっています。
また、豊富な課外教室も特徴のひとつです。書道、美術、茶道、体操、バレエ、英会話、能力開発、よみかきナビ、ピアノ教室、こぐまチャイルド会、水泳（バス送迎で提携スイミングスクールへ）、ハックルベリーといった教室が開かれており、園児は何かひとつは参加しているようです。

久我山幼稚園の園舎

スマホ対応、働き方改革、無償化を総合的に判断

久我山幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

2019年6月に問い合わせし、7月に契約、2学期から運用を開始しています。実はこの5～6年前に一度話を聞いたことがありました。ただ、その頃は特にニーズもなく、話を聞いただけで見送りました。

今回、問い合わせた理由は下記の通りです。

1.スマートフォンの普及。

まずスマートフォンの普及が大きな要因です。実際に保護者も100%スマホを持っています。保護者への連絡手段として、それまではメール配信システムを使用していましたが、どうしてもうまく届かないケースが出てしまいます。それなら連絡手段をアプリ化できないものかと考えました。

2.先生の働き方改革。

一番大きな理由になりますが、先生たちが一生懸命お手紙を印刷してくれるのですが、とても時間がかかり大変でした。このお手紙をオンライン化できないかと考えました。さらに当時は保護者の方に毎月1回、「素敵な子供たち」というタイトルで、園児の写真を撮影して印刷し、メッセージを添えてお渡ししていました。この作業にもかなりの時間が必要でした。
社会的に働き方改革が叫ばれている状況のもと、先生たちの働き方を改善して、子供たちと向き合う時間をもっと増やしたいと考えました。

3.無償化への対応。

2019年10月1日に幼児教育・保育の無償化が開始されましたが、当時はその対応を検討していました。情報を集めて内容を確認していったところ、無償化対応を手作業で行うことは不可能に近いことがわかりました。何らかのシステムの導入が必要になると考え、必要になるであろう機能をリサーチしました。その結果「園支援システム＋バスキャッチ」が持つ機能が一番フィットするとわかりました。

こうした課題を総合的に判断してVISH株式会社に連絡を取りました。

「課題を総合的に判断して」と野上巌事務長

幼稚園に一番フィットしたシステムであること

同様のシステムは他社にもあると思いますが､比較検討はされましたか｡

他社のシステムもいくつか見させてもらいましたが、どちらかといえば保育園寄りのシステムが多い印象でした。幼稚園と保育園は似ているようでいて、管理面ではかなり違いがあり、料金計算とかはかなり異なっています。総合的にみて幼稚園に一番フィットできているのが「園支援システム＋バスキャッチ」でした。他社のシステムはカスタマイズしないと、当園が望んでいる内容の管理はできませんし、コストも当然1桁はアップします。また制度変更があるたびに開発が必要になると、そのコストを負担することはできないと考えました。

「園支援システム＋バスキャッチ」を導入した決め手を教えてください。

幼稚園に一番フィットしたシステムであることです。必要と考えられる機能をほぼすべて持ち合わせていますので、パッケージソフトを導入して、それに合わせる運用をしていった方が効率的だと判断しました。
実は以前カスタム開発したシステムを使用していました。依頼先が大手ではありませんでしたので、担当者の状況で対応をしてもらえないときもありました。今回は必要な機能を満たしているパッケージソフトという選択になりました。

導入準備は大変でしたか。

以前使用していたメール配信システムは、個人情報は当園ではなく保護者に入力してもらうようになっていました。「園支援システム＋バスキャッチ」は当園ですべての情報を入力する必要があります。導入当初は大変でしたが、たとえば引っ越しなどもリアルタイムで情報を正しく入力していくことで、先生たちがうまく運用できるようになると考えて進めました。

どのような機能から使い始めたのでしょうか。

最初は今お話しした個人情報を登録していく「園児管理」からでしたね。そして2学期からは順次使いやすい機能から運用を始めました。欠席連絡やお知らせメール配信はすぐに活用を始めています。その後、バスにGPS車載器をつけて、バス到着案内メールやバス運行状況確認なども使い始めました。だいたい年内にはほとんどの機能を使い始めています。

「幼稚園に一番フィットしたシステムであることから導入を決めました」と竹内美紀子先生

無償化では6市区町村への対応に活用

導入効果についてお伺いします。「スマホの普及」、そして連絡方法のアプリ化を挙げていましたが、保護者のスマホに「れんらくアプリ」をインストールしていただくのはスムーズに行きましたか。その後の活用はいかがでしょうか。

皆さん慣れていらっしゃるのか、「れんらくアプリ」のインストールについては、びっくりするほど何もありませんでしたし、すぐに使いこなしていらっしゃいました。
導入後、欠席連絡などは「れんらくアプリ」に切り替わりましたので、電話での欠席連絡はほとんどなくなりました。
また、直接すぐに連絡が取れる手段を確保できていてよかったと痛感したのは、新型コロナウイルス感染症の感染拡大が始まり、1日に何回も保護者にお知らせをしなければいけないときです。頻繁に、しかも急を要する内容ばかりでしたので、しっかりと保護者に連絡ができることはとても重要だと再認識しました。

「先生の働き方改革」では、お手紙と「素敵な子供たち」のオンライン化はすぐに実現できましたか。

はい、すぐに「園支援システム＋バスキャッチ」に移管しました。
お手紙については、導入前は入園1年目の先生はバスの添乗が終わると17時くらいまでずっとお便りの印刷にかかりきりでした。その頃は印刷室に複合機ではなく、印刷機と折機がありフル稼働です。導入1年後にはめでたく印刷機と折機は廃止され、その分、印刷室を有効活用できるようになりました。
また、当園はお手紙が多く、その日出さなければならない緊急のものを除いて毎週金曜日にまとめて渡していました。多い日には10数通ありましたね。お手紙を渡す金曜日の前日には、お手紙をすべて連絡袋にセットして、翌日は渡すだけに準備していました。この作業にもずいぶん時間がかかっていましたが、印刷の時間同様、子供たちのために使えるようになりました。

「素敵な子供たち」については、写真ダウンロード機能を使って、クラス単位で毎週何枚かの写真を見ていただけるように変更して運用しています。以前と同様の「素敵な子供たち」は学期に1回としました。

お手紙については、紙のお手紙が欲しいという声はありませんでしたか。

導入した最初の頃は紙のお手紙も用意して、「紙のお手紙がご希望の方にはお渡しします」とアナウンスしていたのですが、一人もいませんでした。
ちなみに年1回の年間予定表と毎月1回のカリキュラムだけは紙でお渡ししています。冷蔵庫などに貼って毎日確認できる方がいいものだけを紙にしています。

「無償化への対応」については、お力になれましたか。

補助金申請のための機能も含め大変便利に使っています。ただ最初は大変でした。まず無償化の仕組み自体が複雑なので、それを正しく理解するところからスタートです。さらに当園の立地は区境に位置しているため、現在でも6市区町村から通っていただいています。自治体により、仕組みの違いがあり、法定代理受領などもあるので、各自治体に合わせた仕組みを全部フォローして、「園支援システム＋バスキャッチ」に反映して、正しく動くかのチェックに3ヵ月ほどかかりました。

その時に気づいたのですが、「園支援システム＋バスキャッチ」は非常によくできていて、「これはどうやるのかな」と疑問に思うようなことは一通り機能として用意されています。ですから、ほとんど運用で工夫する部分を残さずにシステムに載せることができました。立ち上げのときは大変でしたが、軌道に乗ってからは非常に助かっています。

請求関連作業の効率化、省力化が進んだ

その他の機能でお役に立てたものがあればお教えください。

請求関連の機能が大変役立っています。預かり保育料など、付帯的なお金の徴収に関する計算業務がとても楽になりました。預かり保育の場合、以前は一人の先生がずっと請求事務、お金の計算をしているイメージでしたが、今では先生の数は変わらなくとも、子供たちに対応できる人数が一人増えています。
あとは請求金額を計算する事務も膨大な作業でした。預かり保育の保育料を月締めで計算して請求書を作成して、それを印刷して保護者にお渡しして、振込をしてもらうフローでした。今ではれんらくアプリで請求書をお送りして確認してもらうようにしました。そして振り込みではなく口座引落にしましたので、振込の時に必要だった消し込み作業はなくなり、請求関連作業もだいぶ効率化、省力化が進みました。

請求関連で工夫されていることがありましたらお教えください。

請求データを最新にし続けるために、手入力は発生しますが、毎日必ずやっていることがあります。預かり保育をシステムで運用し始めたとき、帰りの時刻はお迎えの保護者にタブレットで打刻をお願いしています。ただ、打刻忘れや園児が欠席した場合は、手入力になりますが、必ずデータの修正を行なっています。これにより、正確な請求データが出せるようになります。

ただ、キャンセル料の処理についても、前日キャンセルと当日キャンセルでは料金が違いますので手作業ですね。VISH株式会社にいろいろなやり方があることを教えてもらいましたが、うまく使いこなせていないのか自動化はできていません。この辺も自動化出来るようサポートしていただけると助かります。

お使いになっていて、その他にもお困りのこと、改善したいことはありますか。

当園はバス3台が登園・降園に各3コース運行しています。すると1コース目の園児と3コース目の園児では実際に登園する時間が1時間くらい違ってしまいます。そこで不公平にならないように、登降園時に乗るバスの時間帯を学期ごとで変更しています。1学期は1コースが2学期は2コースに、3学期は3コースというように変更を行います。

バスコースは「園支援システム＋バスキャッチ」で作成していますが、時間の変更だけでいいのですが、うまく移行ができずに毎回作り直しています。先ほどアドバイスをいただきましたので、それを試してみて、うまくいかなければサポートに連絡してみます。

また、バスに関しては最近でもバス到着案内メールがうまく届かないのか、メールが届いて出てみたら行ってしまった後だったという問い合わせがあります。こちらはGPSでバスの位置を確認するための通過点を増やしてみたらとアドバイスを受けました。
また、問い合わせがあったその日にサポートに連絡すると、バスの運行情報の詳細がわかり、原因が特定できる可能性があるので、問い合わせてほしい、とのアドバイスもいただきました。今度、保護者から問い合わせがあったらサポートに連絡してみようと思います。

「田中道場」で知ったメルマガ機能を活用

今後の活用予定や「園支援システム＋バスキャッチ」、VISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

先日、VISH株式会社のオンラインセミナー「田中道場」に参加したところ、新たな発見がありました。実はイベント開催に関するお知らせで使えるフォームを探したのですが、うまく見つけられず、その時は紙でご案内をしました。
そして田中道場に参加したのですが、テーマが「メールマガジン機能」ということで、正直期待していませんでした。ところがメールフォームの作成、メールテンプレートが作れることを知り、これからは使っていきたいと考えています。定員の設定もできるということで、これからのイベントのお知らせは「メールマガジン機能」を活用していく予定です。

いろいろな面でサポートしていただいていますが、まだまだ新たな発見がありそうですし、機能もどんどんバージョンアップしています。常日頃の運用での相談はもちろんのこと、新たな使い方、機能に関する情報などに期待しています。

野上事務長（右）、竹内主任（左）、小山先生（中左）と、弊社齊藤（中右）