保護者に欠席情報などを登録してもらうことで情報の正確性が高まり、ミスやロスの少ない園運営に役立っています。

のびのびと心と体が育つ、智恵と勇気と愛情を育てよう

ミナクル幼稚園について教えてください｡

ミナクル幼稚園は2006年4月に石狩市に開園しました。母体となる学校法人高陽学園は50年近く前に札幌市内で幼稚園を開園しています。現在では、2つの学校法人と1つの社会福祉法人で、札幌市内に4園、恵庭市に2園、石狩市に1園、浦河町に1園、当別町に2園の認定こども園を運営しています。

当園では「のびのびと心と体が育つ、智恵と勇気と愛情を育てよう」という教育目標を掲げ、教育基本法及び学校教育法に則った教育を行う幼稚園です。健康でかつ心豊かな心身を養い、教員と幼児がいつもなごやかに結びつく中で、品格の高い幼児を育てると同時に、個性をのばす教育を行っています。智恵と勇気と愛情を育てるのは、この変革に富んだ時代において、20年後、30年後の世の中にもきちんと対応していける人間に、育ってもらうためです。子どもたちが自分で考えて判断できて、自分らしく生きていけるような力、コミュニケーション力を身につけてもらうためには、この幼児期の学習は非常に大切なものと考えています。

教育の特色として、心を育てる教育、音楽リズム教育、自然教育を行っており、体力をつけ、健康な身体を作っています。心を育てるためには、特に礼儀、言葉、思いやり、そして感謝の気持ちを育て、一歩進んだ言語教育、遊びながら学ぶ英語教育などを行っています。自然教育では、泥んこになったことがない子どもたちにも、地引網、田植え、稲刈りなどで自然に対する心を育てます。また、ご家庭ではできない社会体験として、鉄道、郵便の仕事体験も行なっており、いろいろな人の役割、社会の中での役割なども自然に身につけてほしいと考えています。

ミナクル幼稚園のWebサイト

見学に来た幼稚園に「園支援システム＋バスキャッチ」を教えてもらった

ミナクル幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡導入のきっかけを教えてください。

導入前はメール配信システムを使用していました。例えばバスが遅延するときや、緊急に連絡しないといけない場合にメールを送信していました。それ以外では要録を作成するためのソフトを購入して使用していましたが、ほとんどの業務はアナログが主流でした。

「園支援システム＋バスキャッチ」を知ったのは、あるとき、当園の保育や遊びなどの見学に札幌市内の幼稚園の方がいらしたときでした。情報交換をしている中で、その園ではバスにGPS車載器を積んで、到着お知らせのメール配信をして、保護者によろこんでもらっているという話を聞き、これはいいと思い、VISH株式会社に資料請求をしました。2018年12月頃でしたね。

当時は、園の管理・運営について何か課題となることがあったのですか。

メール配信システムは使用していましたが、それ以外はほとんどアナログ的なやり方でしたので、何らかのシステムを導入する必要があることは感じていました。いくつかのシステムのご紹介も受けており、その前年にはあるシステムについて詳しいお話を伺ったこともありました。ただ、その時は「いいね」とは思ったのですが、何かが足りない感じがして導入までには至りませんでした。
そうした経験もありましたので、「園支援システム＋バスキャッチ」の話をお聞きしたとき、これなら使えると感じたのかもしれません。また、グループの札幌市にあるおおぞら幼稚園が2011年から北海道では初めて「園支援システム＋バスキャッチ」を活用していることを知って、改めてどのような使い方をしているのかを教えてもらいました。

2019年のはじめにプレゼンを受け、実際に具体的な機能とその内容を確認できましたので、4月に契約をして、ゴールデンウイーク明けから運用を始めました。
このときは、以前に他のシステムについて詳しくお聞きしていましたので、コンペのような比較検討は行わずに、導入を決めました。

「園支援システム＋バスキャッチ」を導入した決め手を教えてください。

それまで当園では保護者からの連絡の多くを電話で受けていました。欠席や遅刻、バスに乗らない、お迎えの変更といった連絡、そして預かり保育の予約などをすべて電話で行なっていました。人が電話を受けますので、聞いた聞いていない、伝言ミスや伝言忘れなども発生し、保護者にご迷惑をおかけしたこともあると思います。それらのほとんどを解消できるシステムだとわかりましたので、導入を決めました。

どのような機能から使い始めましたか。

欠席・遅刻連絡、バスの運行状況管理、預かり保育管理・保育料管理は最初から活用しています。そこから少しずつ活用範囲を広げて、バス到着案内メールやお知らせメール配信を活用して、それまで紙でお渡ししていた園だよりや給食だより、その他の保護者への連絡もすべてお知らせメール配信に移行しました。
便利だと感じた機能はどんどん活用していて、物品注文管理やアンケート機能、スケジュールも活用しています。物品注文管理を活用し始めてから、保護者が普段のスマホでのお買い物と同じように購入できるためか、以前の紙での注文の頃よりも販売数は増えています。また、バスのGPS車載器も後からですが搭載しています。

「電話による連絡を削減できることが導入の決め手」と前田元照園長

導入により、情報の正確性が高まった

「園支援システム＋バスキャッチ」導入効果についてお教えください。

1.保護者からの電話連絡がなくなり、情報の正確性が高まった

先にお話したように、欠席連絡をはじめ電話での連絡がメインでしたので、毎朝鳴り続ける電話が、「園支援システム＋バスキャッチ」導入でほとんどなくなりました。電話で受けていた当時は、欠席者を職員室のホワイトボードに書き出し、それを見てバスに添乗したり、クラスの欠席者の把握を行なっていました。

「園支援システム＋バスキャッチ」導入後は、保護者からの欠席などの連絡は「れんらくアプリ」で行なってもらいますので、情報の正確性が高まりました。人が電話を受けて転記、あるいは伝言をする場合、どうしても漏れや忘れなどが発生する可能性があります。それが保護者に入力していただいた正確なデータとして活用できるのは大きなメリットですし。ミスやロスが少ない園の運営に役立っています。

2.預かり保育の予約受付はすべて「れんらくアプリ」から。

当園では毎日140名前後の子どもたちが預かり保育を利用しています。導入前は紙に印刷した1ヶ月のカレンダーに利用する日に丸印をつけて提出してもらい、それをパソコンで名簿化して、日毎に出力していました。ただ、当日の利用申し込みなどはその出力した紙に手書きで記入して対応していました。

現在では「れんらくアプリ」から保護者に預かり保育の利用登録をしてもらっていますので、その日利用する園児の一覧は「園支援システム＋バスキャッチ」から出力できます。キャンセルについても、保護者がいつキャンセルの登録をしたのか、また、当日の欠席に合わせて当園が登録したのかもわかりますので、預かり保育料の請求において、トラブルや不信感につながることはなくなりました。

3.預かり保育を1日1回料金から30分単位に変更。

以前は預かり保育料は月極がメインで、5日以上利用しても金額は変わりませんでした。また、5日未満の場合には日割計算としていました。現在は30分単位で料金を設定しています。登降園の打刻を保護者にタブレットで行なってもらいますので、正確な料金を計算し請求できます。

月極の料金の場合、17時でも18時でも料金は変わりませんから、どうしても遅くなりがちと捉えていました。当園としては、できるだけ早く保護者にお迎えに来ていただき、ご家族のもとに帰るのが本来の預かり保育と考えています。もちろんご用で遅くなる場合はきちんとお預かりしますが、なるべく早くご家族と過ごしてほしいですね。

4.バス乗車名簿の信頼性が高まる。

電話で連絡を受けた場合、そこからの伝言では漏れや伝え間違いがゼロとは言い切れません。「れんらくアプリ」で保護者に欠席やバス不要の登録をしてもらうと、朝、バスが出発する段階で正確なバスの乗車名簿を出力できます。その出力した用紙で乗車する子どもたちをチェックしていくことで、バスへの乗せ忘れ、降ろし忘れといったミスを防ぐことができます。

「情報の正確性が高まったことで、ミスの削減にもつながっています」と小川かおり副園長

未就園児の段階から「れんらくアプリ」を活用してもらう

「園支援システム＋バスキャッチ」の運用で工夫されていることはありますか。

1.未就園児の段階から「れんらくアプリ」をスマホに入れてもらう。

未就園児クラス「ピッコリーノクラブ」にいらしていただく機会があったら、その段階で保護者に「れんらくアプリ」をインストールしてもらっています。「ピッコリーノクラブ」は毎月1回行いますので、その後の日程での参加確認はアンケート機能で行ないます。そして入園願書を出していただくと、入園前の2月に1日体験入園を実施します。この案内は10月に入園願書をいただいたときに、お手紙で渡しています。これは今でも変わりませんが、以前は10月に渡したままでしたが、今では「れんらくアプリ」で前日にリマインドしています。このように未就園児の段階から保護者に「れんらくアプリ」を活用してもらい、使い慣れてもらえるようにしています。
また、4月の入園に向けて園児管理の名簿作成は、「れんらくアプリ」をインストールしてもらうときに入力が済んでいますので、入園以前にほとんど終わっています。

2.アンケート機能で来年度の購入確認を行う。

毎年購入していただく鍵盤ハーモニカなどについては、購入するか・しないか、購入の場合、色にチェックを入れてもらい注文の受付をアンケート機能で行なっています。購入した保護者には口座振替で料金を支払ってもらいますから、園での現金のやり取りを減らすことにもつながっています。

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入で先生たちの働き方は変わりましたか。

無償化の影響で行政に提出する帳票類が、それ以前の10倍くらいになっています。導入により、先生たちの働き方が大きく変わったというよりも、仮に導入していなかったら、定時で終わることはなくなったと思います。もちろん、効率化・合理化で生まれた時間は子どもたちと向き合う時間に使っています。

ミナクル幼稚園の園舎

活用しきれていない機能を使っていきたい

今後の活用予定や「園支援システム＋バスキャッチ」、VISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

まだ活用しきれていない機能などを今後使っていきたいと考えています。例えば身体測定などは使えると思っていますが、先生の捺印が必要なルールになっていますので、まだ紙で行なっています。この辺りは園で検討していきたいと思います。また、預かり保育料の計算などをより自動化するために、オプションの保育料計算・口座振替機能の導入を検討しています。

いろいろと新しい機能が追加されたり、アップデートで使いやすくなったりと「園支援システム＋バスキャッチ」の進化は目を見張るものがあります。今後もより一層活用していきたいと考えていますので、この機能は使った方がいいなど、ご提案とサポートに期待しています。

ミナクル幼稚園の先生たちと。前田園長（中）、小川副園長（左から2人目）、弊社齊藤（右）、弊社柳田（左）