「園支援システム＋バスキャッチ」の導入で業務負担軽減と保護者のご不便解消ができました。2023年度の認定こども園移行に向け、さらに活用します。

「遊びこそ学び」

奈良文化幼稚園について教えてください。

学校法人奈良学園は幼稚園から大学院までをカバーする学校法人です。その始まりは1965年に創立された短期大学で、1966年に保育科が開設され、当園はその付属実習園として1967年に創立されました。55年の歴史がありますので、2代目、3代目の方が入園してくださり、最初の頃に通っていた方のお孫さんがいらしてくれるという意味では、地元に根付いている幼稚園だと思います。

「遊びこそ学び」という教育方針を創立以来、一貫して守っています。早期教育に走らず、子ども時代に子どもらしく思いっきり遊ぶことで、そして生活をともにすることで、子どもが自分でつかみとり、たくましく伸びやかに心と身体を育くんでいく教育を行っています。今は、家に帰ると遊び場もない環境です。園内のいろいろな仕掛けの中で遊んでほしいなという思いから、遊び環境を充実させてきました。園庭を「わんぱくの森」と名付けて、木を植えたり高低差をつけたり、遊び遊具も立体的なものを入れて、ちょっと危ないかなということにも挑戦できるような環境を作っています。職員も一緒になって作ってくれて、手作りの部分もたくさんあります。安全を保障するために外部の先生や保護者にも入っていただいて、安全点検や手直しをしながら進めています。

現在、年少・年中・年長は各3クラスで合計205名の園児が在籍しており、教職員は26名です。バスは4台で、送迎ともに早バスと遅バスの8コースを走り、9市町村から子どもたちが通っています。

奈良文化幼稚園の園舎

導入目的は、業務負担軽減と保護者のご不便解消

奈良文化幼稚園では現在、VISH株式会社の「園支援システム+バスキャッチ」を活用しています。知ったきっかけを教えてください。

2017年当時、奈良県私立幼稚園連合会の会長をしてくださっていた畿央大学付属幼稚園の宮本園長先生が「とても役立つし非常に良い」と発信されているのをお聞きしたことです。
宮本園長先生は、奈良県でいち早く「園支援システム+バスキャッチ」を導入されていて、うちも困っていることがあるから一度話を聞いてみたいと思い、VISH株式会社に連絡をしました。

その当時困っていたのは、具体的にどのようなことでしょうか。

特に困っていたのは、朝の電話による欠席連絡、バスの運行管理、預かり保育です。

朝、欠席連絡の電話が入ったとき、その電話を受けた先生には次の3つの作業が発生していました。

1.走っているバスに○○ちゃんはお休みですと連絡を入れる。
2.給食の欠食連絡を厨房に入れる。
3.担任の先生に欠席連絡を伝えるために保育室まで行く。

こうした欠席連絡が何件か入ってくると、「間違いなく漏れなく伝える」ということが難しかったり、伝えに行こうとしたら次の電話の対応が入り、伝達ミスが出てしまうこともありました。特に、風邪やインフルエンザの流行期は欠席連絡だけで20件以上あり、疲れ果てるほどの仕事量になります。「ミスしないよう」にという緊張感の中でメモを取ることもとても大変でした。

バスの運行管理では、事前にルート毎にダイヤ表を作成して保護者にも渡しています｡そのため、日々のバス運行はそのダイヤ表に則ってが大前提で、保護者もダイヤ表を見てバス停に来ます｡運転手は「遅れちゃいけない、どこに何時何分」とすごく意識して運転していたと思います｡また、10分以上遅れる場合は添乗の先生が園に連絡して、園から保護者に連絡していました｡

預かり保育は、利用時間の管理が難しかったため、1回500円という設定で運営していました｡そのため、10分でも2時間でも500円だったのです｡不公平と感じる保護者もいたと思います｡時間管理も何度か挑戦しましたが、人員の問題もあり難しくてあきらめていました｡また、導入後ですが、預かり保育も補助が出るようになり、補助を受けるには時間管理が必要になりましたので、導入していて良かったと思いました｡

お問合せ当時、「園支援システム＋バスキャッチ」以外のシステムも検討されましたか｡

検討しました｡時期的には同様のシステムが他にも出てきたタイミングだったと思います｡いくつかのシステムを拝見しましたが、例えば、欠席連絡とバス不要連絡のシステムはあってもGPS車載機がない、あるいは逆といった感じでした｡
そのため、両方の機能を持っている「園支援システム＋バスキャッチ」を導入することが最適でした｡
ただ、当園のバス運行は他の園とは異なる運用をしていますので、その対応が可能かを確認させてもらいました｡

どのような内容を確認したのですか｡

まず、バスに早バスと遅バスがあり2部制になっていることに対応できるかということ｡さらにお帰りにもいろいろなパターンがあります｡課外活動に参加する子もいれば、預かり保育の子もいます｡クラブ活動が終わってから預かり保育になる子もいたりと様々です｡こうした内容への対応を確認した上で、導入を決めました｡
導入の目的は、先生たちと事務の業務負担軽減と保護者のご不便解消のためです｡

導入後のことですが、こちらのいろいろなパターンへの対応で困っていることを逐一相談すると、きちんと解決してくれました｡預かり保育の途中でクラブ活動がある場合は、預かり保育を中抜けする形を作ってくれたりと、とても助かりました｡追加料金やオプション料金はなしでの対応ですから、それが一番ありがたかったですね。

実際の導入は2018年2月からですが、この時期を選んだ理由を教えてください｡

今お話しした不安や悩みをVISH株式会社にお伝えして解消してもらうとともに、4月の新年度からスタートするのではなく、在園児がいる2月からテスト運用を始めることをご提案いただきました｡保護者にも先生たちにも使い勝手に慣れてもらい、不安な点や不具合などがあったら解決した上で4月を迎えようということです｡
実際には上手くいかないことやオペレーションがついていけないケースなどもありました｡また、保護者からも意見をもらって4月を迎えることができました｡

保護者の反応はいかがでしたか。

使って良かった、という声をたくさんいただきました｡もちろん当時はガラケーのためメールが開かないので、お知らせを紙でほしいという声に対応したりもしました｡園として保護者にしっかりと説明をして始めましたので、保護者からしたら「追加でお金もかかっていないのに、便利になった」という感想をもらいました｡また、子どもが休むとき、当日朝の時間を待って園に電話していたのが、前日の夜に理由を記入して送れますので、保護者の負担も減りました｡改善された､良かったという声がほとんどでした。

「朝の電話での欠席連絡、バスの運行、預かり保育などで困っていました」と角田 道代様

間違えることができない業務負担が軽減

2018年4月からはどのような機能をお使いですか｡

2018年4月から使っているのは、欠席・遅刻・バス不要連絡管理、オプションの園バス運行管理、バス到着案内メール、お知らせメール配信、物品購入、アンケート機能園児管理・職員管理、預かり保育管理・保育料管理、名簿・要録・計画印刷、当園降園時の打刻・入退質管理などを使っています｡

2022年4月から口座振替機能をお使いですが、理由を教えてください｡

以前、保育料は地元の銀行の口座振替を利用していました｡ただ、給食費など実数での請求で一律でないものは現金集金でした｡事務で計算をして、集金袋に費目と金額を記入して、クラス担任に渡し子どもたちのカバンに入れて各家庭へ｡保護者がお金を入れた集金袋は逆ルートを辿ってクラス担任の手元に届きます｡
クラス担任は集金袋をまとめて、事務に届けます｡事務は一つ一つ封筒を空けて金額を確認して、お釣りが必要な場合にはお釣りを用意します｡これで午前中がつぶれます｡
ほとんどのご家庭は集金初日に提出してくれますが、遅れる保護者もいます｡するとすべての集金が終わるまで、3日～5日かかります｡この間、午前中は集金袋の確認でつぶれました｡

その後、取引銀行がネットバンキングを始めたので導入しました｡変動する費用もネットバンキングを利用することで、現金の集金がほとんどなくなりました｡ただし、請求書と明細票は保護者にお渡ししなくてはなりません｡預かり保育の明細を出すとA4版2ページになります｡それを印刷して、クラス担任に渡して、折って子どもたちのカバンを通じて保護者にお渡しします｡現金集金はなくなっても、この請求・明細書作成、印刷、配布は事務とクラス担任にとってはかなりの負担になっていました、間違えることができないものばかりだからです｡

そんなことをVISH株式会社に相談したら、口座振替機能があり、れんらくアプリで請求書と明細を保護者に見てもらえることを知り、導入を決めました｡お陰で現金集金時代から続いていた、請求・明細の作成がなくなり、大きな負担減となりました｡

「口座振替機能を導入して､業務負担がかなり軽減されました」と松岡力様

導入目的を､ほぼ達成できた

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入効果を教えてください｡

先生たちと事務の業務負担軽減と保護者のご不便解消という目的は､ほぼ達成できていると思います｡

1.先生たち、事務の業務負担の軽減｡

目的でもあった先生たち、事務の業務負担の軽減にはずいぶんと役立っています｡以前は人手に頼るしかなかった集計なども、「園支援システム＋バスキャッチ」ではボタンひとつでできますし､正確に計算してくれます｡以前はその正確さを担保するために繰り返して検算する必要もありましたが､現在ではほとんどありません｡そこで生まれた時間を保育や保育の準備に充てることができています｡

2.バス到着案内メールで保護者の不便を解消｡

バス到着案内メールにより、保護者は必要以上にバス停で待ったり、遅延によるバス運行への不安を解消できていると思います｡バス運転手も運行に集中することができますので、より安全な運転を心がけでくれていることでしょう｡

3.預かり保育の業務改善｡

現在では、以前の1回500円ではなく、30分100円で預かり保育を設定しており、保護者は利用時間を必要な時間だけ指定できるようになりました｡これにより不公平感は解消されました｡また、以前は預るということしか園に情報はなく、何時にお迎えに来るかは保護者が来ないとわかりませんでした｡ですから保護者がお迎えにきてから、お帰りの準備をしており、お待たせしたり、他の子どもたちに目が行き届かないこともありました｡いまでは何時から何時と決っていますので、お迎えの時間が迫ったら、事前にお帰りの準備ができます｡保護者をお待たせしたり、ときには手伝ってもらったりということがなくなり、スムーズに運営ができています｡

4.要録作成に取られる時間が軽減｡

以前は手書きで作成していましたが、「園支援システム＋バスキャッチ」で作成するようになり、とても助かっています｡例文も出てきますので、初めての先生にとっては、取っ掛りができて､作成のハードルが下がると思います｡また、園児のデータは学年が上がってもそのまま引き継がれますので、入力の2度手間もありません｡また、以前は小学校には抄本で送っていました｡ですから作成した要録を抄本に書き写して提出していたのです｡いまでは小学校も要録でよくなりましたので、ずいぶんと負担軽減につながっています｡特に年度末､次年度の準備もある中での作業だけに、効率化できたことはとても助かっています｡

園庭・わんぱくの森にある、くすの木すべり台

2023年度の認定子ども園移行に向けて､さらに活用を

今後はどのように使っていかれるのか、新たな取り組みがあれば教えてください｡

当園は2023年度から認定子ども園に移行予定です｡そうなると保育の部門が入ってきます｡そのときの先生たちの情報共有であるとか、保護者への連絡も毎日になります｡当園では未知の分野ですので保育の経験がある先生と相談したら、毎日のやりとりがたいへんになると聞きました｡「園支援システム＋バスキャッチ」にある連絡帳機能を導入すると､ずいぶん楽になりますよといわれましたので､現在は導入に向けて準備をしています｡
また､外部連携サービスとして、株式会社スマートエデュケーションの「きっつ（Kits）おうちえん」を導入して、ドキュメンテーションにチャレンジしていこうと準備をしています。コロナ禍によって保護者は子どもの活動をみる機会が減りました。そんなときにこのドキュメンテーションを導入して、保護者にみてもらって安心してもらえるように作っていこうと考えています。

VISH株式会社、「園支援システム＋バスキャッチ」へのリクエストがありましたらお聞かせください｡

「園支援システム＋バスキャッチ」はどんどん機能が増えていて､気がつけば身体測定の管理もできるようになっていました｡まだまだすべてを使い切れていませんので､これからだと思います｡先生たちは保育が終ってから､パソコンに向かいます｡みんながパソコンの名人というわけではありません｡使い方はマニュアルやヘルプをしっかり読めばわかりますが､できるだけ先生たちに使いやすいようにインターフェイスや使い勝手で工夫をお願いしたいと思います｡
当園としては､2023年度に認定子ども園に移行することは大きな変化です｡その際､困ったを発信させていただくかもしれません｡強力なサポートと新たな使い方のご提案などに期待しています｡

弊社・田中（左）、角田様（中央）、松岡様（右）