ここで過ごしたい、ここで働きたい幼稚園であるために「園支援システム」は欠かすことができません。

「よく見」「よく聞き」「よく考え」「行動できる」

嵯峨幼稚園について教えてください。

1925年（大正14年）に創立された嵯峨幼稚園は、2025年で創立100周年を迎えます。
私たちが大切にしたいことは、いろいろなことが早くできるようになることではありません。一人ひとりのペースを尊重しながら、子どもたちが自分の力で、物事を「よく見」「よく聞き」「よく考え」「行動できる」ようになることです。
そのためには教え込んだり、枠にはめたり、何ができるようになったか、という結果を評価するのではなく、遊びや生活の中で子どもが発見し、感じたその瞬間瞬間を何よりも大切にしたいと考えています。だからこそ遊びや生活自体が、一人ひとりの子どもたちの自主性・主体性・取り組む意欲・好奇心・挑戦力などを心地よく刺激するものであるべきと考えています。

幼稚園が存在する一番の目的は、子どもの成長のためであることはもちろん言うまでもありません。しかし私たちは子どものためだけではなく、保護者にとってもわくわく、キラキラ輝く幼稚園であり続けたいと願っています。
また、現代は少子化の時代になっています。やみくもに園児を集めるのではなく、本当に嵯峨幼稚園に入れたい、嵯峨幼稚園で子どもの時間を過ごさせたい方たちに入園してもらい、働く先生たちにもここで働きたいと思ってもらえるようにしていきたいと思います。

嵯峨幼稚園の園庭

泉山幼稚園の園長・副園長からの紹介

嵯峨幼稚園では現在、VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡知ったきっかけを教えてください。

ある集まりで偶然、京都の泉山幼稚園の園長・副園長と一緒になりました。ちょっと時間もあり、何かの話の流れで
「インフルエンザなどが流行るとお休みが増えて、保護者からの欠席の連絡で職員室が大わらわです」と話したところ、「うちは『園支援システム＋バスキャッチ』を入れて、そういう業務がとても合理化されて、ミスも減るし、結果として先生たちは子どもたちに関わる時間が増えて、とてもよかったです」と教えてもらいました。

「バスキャッチはバスの運行メールのやつでしょう」とお聞きしたら、
「それもありますが保護者との連絡機能がついていて、業務の効率化にものすごく役立っています」とのことでした。
それじゃあ紹介してください、とお願いして紹介してもらいました。

実際のところ、バスキャッチの名前は知っていましたし、ダイレクトメールは何回ももらっていました。ただ、申し訳ないけれどバスの運行メールシステムだと思って捨ててましたね。

私立幼稚園の集まりなどで、話題として出たことはありませんでしたか。

たまたまかもしれませんが、そういう話は出てきませんでしたね。当園が導入した当時は、まだ京都では導入している園が少なかったのかもしれませんね。

「泉山幼稚園さんから紹介してもらいました」と藤本明弘様

システムとして融通が利くかを確認

「園支援システム＋バスキャッチ」導入前は、園の管理業務はどのように行っていたのですか。

2016年頃に、知り合いから個人のエンジニアを紹介してもらい、園児管理やメール配信などのシステムを作ってもらって利用していました。「園支援システム＋バスキャッチ」のように管理業務全般に対応していたわけではなく、部分部分の対応しかできていませんでした。

紹介されてから、導入までの流れを教えてください。

問い合わせたところ、すぐに説明に来てくれました。予備知識もなく説明を聞きましたので、想像以上のことができるのでびっくりしました。幼稚園が困っていることや、こんなことができれば便利という機能について、かゆいところに手が届くように揃っていましたね。

ただ、システムとしての融通が利かないのではないかと思い、預かり保育について質問しました。預かり保育も以前は1パターンで対応できましたが、今ではニーズの高まりとともに、たくさんのパターンが生まれています。また、体操教室をやっているので、そこに参加した園児が終了後バスに乗る、あるいは預かり保育に参加する、といった複雑なパターンの管理はできないのではないかと質問したところ、対応できる、との返事でした。

その後、園内で打合せを行い、導入を決めて、職員用の説明会をしてもらいました。
実際の導入は2019年6月からで、以前のシステムからのデータ移行はサポートの方に教えてもらいながら進めました。

現在はどのような機能を活用していますか。

2019年6月に「園支援システム」を導入して、最初の頃は、欠席・遅刻・バス不要等の連絡管理、メール配信、園だより等のお知らせ通知、預かり保育管理、アンケート機能などから使い始めました。オプションの園バス運行状況についてはGPSもバスに搭載しています。
その後、8月から保育料計算・口座振替機能も使い始めました。現在ではほすべての機能を活用しています。

「かゆいところに手が届くように揃っているシステムに驚きました」と藤本明弘様

アンケート機能で保護者と双方向でつながる

嵯峨幼稚園での「園支援システム＋バスキャッチ」の活用例をお教えください。

1. コロナ禍でのアンケート機能活用

コロナ禍の緊急事態宣言中に、アンケート機能を活用しました。休園中の園児の様子と、保護者からの要望やお困りごとをお聞きしました。そして保護者の方が書いてくれたコメントに対してこちらからもコメントを返したりと、一方通行ではなく双方向で使いました。保護者の方からも、すごく不安だったけれど、このように聞いてもらえて安心できた、との声が寄せられています。
こんなふうに困っているとか、家でどんなことをしているのかがとてもよくわかりましたし、公開できる範囲で保護者の方にフィードバックもしました。

例えば、電話でも同様のことができると思いますが、電話した時間に対応できるかはわかりませんので、保護者が空いている時間にちょっと書き込めるのがよかったと思います。もちろん本当に困っている保護者には別途電話連絡も差し上げています。

アンケート機能だから、イエスorノーという機能がメインなのですが、ネーミングは別にして、こちらがどんなふうに使うか、活用できるかによってずいぶんと結果が違ってくると思います。

2. 無償化対応の行政提出資料をシステムから出力して作成

預かり保育の管理や保育料の計算は、保護者にとっても実にわかりやすい資料だと思いますが、もう一つ、行政に提出が必要な資料としても活用しています。
2019年10月からスタートした「幼児教育・保育の無償化」は、保護者にはとてもありがたい制度だと思いますが、皆さんもご存じのように園側にとっては行政に提出する資料がとても増えました。各園児の毎月の保育料、預かり保育の利用状況、給食費などの一覧を作成して、毎月行政に提出しなければなりません。

この制度への対応については、「園支援システム＋バスキャッチ」を導入していて本当によかったと思いました。最初、行政からは行政指定のフォームに書いて欲しいと言われましたが、「園支援システム＋バスキャッチ」ですべて管理していること、システムから出力した帳票で必要となる内容すべてを確認できることを説明して、許可してもらいました。
事務の業務量が増えるところを最小限に留めることができたのも、「園支援システム＋バスキャッチ」を導入していたおかげです。

3. メール配信は毎日16時に

導入前は園からのお知らせはすべて紙ベースでした。導入当初、お知らせはやっぱり紙ベースだという意識もあったのですが、徐々に紙ベースからメール配信に移行してきて、園の先生たちも保護者もだんだんとメールでの配信に慣れてきました。
現在では、紙ベースと併用しているのは毎月の園だよりと給食メニューだけになりました。メールを配信する時間も最初の頃はバラバラでしたが、園としても保護者の方にも習慣にして欲しいと考えて、16時頃に配信しています。ですから保護者の方にはその頃に園からのお知らせがないか確認してもらい、なければその日はお知らせがないんだな、と認識してもらえるといいですね。16時の理由は仕事を持っている保護者も大勢いますので、夕方ぐらいがいいのではないかと考えました。

4. データのむこう側への配慮

欠席の連絡をれんらくアプリでもらうと、その理由を書いてくださる保護者であれば園児の様子も想像できますが、単に欠席だけの連絡の場合は理由がわかりません。電話の頃は、電話口で「熱が出て」と皆さん理由を述べられますので、欠席の理由がわかりました。だから登園したときに「熱が下がってよかったね」と声をかけることもできました。
先生たちには、データのむこう側、例えばどんな理由で休んだのかを意識して登園時に声をかけるよう話しています。データを見たときに、なぜなのかということを意識して、思いを巡らせて保護者や園児に接してもらうようにしています。

保護者、園、先生の負担軽減につながる

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入効果を教えてください。

1. 先生の事務的業務負担の軽減　→　子どもたちと関わるエネルギーに

昔と比べると、園からのお便りなどの配布物はかなり増えていると思います。「園支援システム＋バスキャッチ」でメール配信する前は、その配布物をきちんと配布するのは先生の役割でした。そして配布すれば、回収が発生するものも多々あります。中学生や高校生になれば自分でできることも、園児だとすべて先生がチェックしなければなりません。カバンに配布物を入れるのもカバンから出し忘れていないのかをチェックするのも先生の仕事です。それが「園支援システム＋バスキャッチ」ではボタンを押すだけで確認できます。

以前はたまに、配布物を入れ忘れました、と言ってくる先生がいて本当に気の毒でした。先生も今日配らなければいけないことはわかっていても、保育の現場はありとあらゆることが待ったなしですから、ポーンと抜けてしまうことだってあります。振り返ると今まで本当によくやってくれていたんだなあと思います。相当無理していた先生もいたと思います。それが「園支援システム＋バスキャッチ」で大きく省くことができました。省ける部分で責任を感じていたことが大きく軽減されたのです。
その時間が子どもたちと関わるエネルギーに向けられているのは、紛れもない事実です。

2. れんらくアプリ（保護者専用アプリ）の活用で、保護者と園の負担軽減

以前は電話で欠席連絡を受けていましたので、季節によっては9時半頃まで電話が鳴り止まないこともありました。それがれんらくアプリで知らせてもらえるようになり、朝の電話を受けるという負担はほとんどなくなりました。

保護者にとっても、前の日から熱があって明日休ませたいと思っていても、翌日の朝8時頃まで待って電話をかけなければなりませんでした。それがれんらくアプリだと、休ませようと判断したそのときに園に連絡を入れることができます。お仕事をされている保護者にとっては、つながりにくい時間に電話を何度もかけなければならないことは負担になっていたと思います。
このように、保護者と園の両者にとっての負担軽減につながっています。

ここで過ごしたい、ここで働きたいの一助に

「園支援システム＋バスキャッチ」の今後の活用予定を教えてください。

冒頭でもお話ししましたが、嵯峨幼稚園が好きで、ここにいたい、ここで過ごしたいと思う大人や子どもが集まれる場所にしていきたいと考えています。先生たちにとっても、働きやすい、働いていたい園にしていかなければならないと思っています。
「園支援システム＋バスキャッチ」は先生たちや保護者の負担を軽減してくれますので、そんな思いの一助として、今後も活用していきたいと考えています。

最後に「園支援システム＋バスキャッチ」並びにVISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

今までにも、こういうことができませんか、という問いかけに対してはきちんと応えてくれました。長く使っていると、もっと自分の園に合わせた機能をという思いも強くなります。そのあたりは全国で2000を超える園の事例を持っているスケールメリットを活かして、上手く対応して欲しいですね。

藤本園長（左）、弊社・田中（右）