バスキャッチ導入、省力化で生まれた時間は子どもたちのために、保護者とのコミュニケーションのために使っていきます。

「基礎の大切さ」が教育のテーマ

聖愛幼稚園について教えてください｡

聖愛幼稚園は東京都福生市にある1964年創立のキリスト教主義の私立幼稚園です。現在、3歳児、4歳児、5歳児の3学年・各3クラス編成で合計199名が在籍しています。もともと私の祖父母が創立し、2004年から私が３代目の園長を務めています。

聖愛幼稚園では「日々の生活の中にあるドラマ」を大切にした教育を心がけています。何か特定の能力を著しく伸ばすというより、幼稚園という環境の中で、子どもたちに起こる多種多様なドラマを先生たちがしっかり捉え、子どもたちがひとつでも多くのことを学べるよう声をかける、そんな教育を目指しています。
例えば、子ども同士のケンカはいわゆる「トラブル」ですが、「仲良く遊ぶ楽しさ」を教える最大のチャンスでもあるわけです。「仲良く遊びましょう」と繰り返し言い聞かせるより、実際にぶつかり合って嫌な思いをし、仲直りして晴れ晴れした気持ちで再び遊び出す、という経験をした方が、ずっと子どもにはわかりやすく、また記憶にも残ります。ですから、私はいつも「そんなドラマが起こったら、今日の制作活動なんかほったらかして（笑）いいから、時間をかけて子どもの話を聞こう！」と先生たちに言っています。
チャチャッと先生が裁きを下して謝らせて終わればすぐに制作活動には戻れますが、それでは本末転倒です。ドラマだけあっても意味がなく、そこから子どもたちが学べるよう先生がさりげなく支援してはじめてドラマが「良い経験」になり、子どもたちの心身の成長に繋がると考えています。
そのために、先生同士が情報を共有し、協力し合って子どもたちに向き合えるよう「全職員で全園児を見守る」をスローガンに掲げ、日々精進しています。

バス運行管理､メール配信を改善したい

「バスキャッチ」をお知りになったきっかけについて教えてください。

送迎バスにGPSを付けて、今どこを走っているのかを把握することに対して、保護者からのニーズが高まっていました。私自身も以前からその必要性を考えていましたので、いろいろと資料を集めたり、説明を聞いたりもしていました。 また、一斉メール送信のシステムを導入していましたが、大きなシステムのため、私の細かいリクエストがなかなか反映されなかったんです。

そんなときにある園の先生からご紹介いただいたのが「バスキャッチ」でした。

バスの運行管理､メール送信に関して､どのような点でお困りだったのでしょうか

バスの運行に関しては、運転手と担当の先生に任せていました。道路事情などでバスが遅れる場合は無線で連絡をもらい、一斉メールで遅延情報を配信していましたので、リアルタイムでお知らせができていませんでした。
バスコースの作成については、既存のコースをベースに毎年改定しながら対応してきました。
年度によっては、ある地域から通う子どもがいなかったり、とても多かったりということで、毎年地図とにらめっこして作成していました。

「気軽に試せるコストだった事が導入のきっかけ」と野口園長

「細かな対応をしてくれる会社」が選定要件

「バスキャッチ」導入にあたっての選定要件について教えてください。

お話したように、コストも大切ですが、細かな対応をしてくれる会社かどうか、を一つ の選定要件としました。

実際にバスキャッチの説明を受けた際、私はかなり細かな部分について、こんな風にできないか、こういう場合はどうなるのかと質問しました。その答えは「すべて対応できます」というものでした。
私の質問は、幼稚園のことを知らないと思いつかない内容がほとんどでしたから、それらに対応できるということは、これまでも幼稚園関係者からのニーズをきちんと汲み取ってきた証だと感じました。顧客ニーズに敏感で、そのニーズに真摯に対応してきた会社であれば、安心して任せられると思い、導入を決めました。

コストの面はいかがでしたか？

お話を聞いた他社のバスの運行管理システムは、どれもGPS設置などの初期費用にかなりの金額がかかりました。バスキャッチの場合、初期費用、ランニングコストともに安価でした。
失礼な言い方ですが、コスト的には気軽に試せる金額だったことも、導入のきっかけになりました。ダメだったら他の方法を探しても良い、と思えるくらいのコストと言えるでしょう。

導入準備はどのように行いましたか？

2013年9月からテストを行い、10月に本格導入しました。
テストでは有志の保護者の方に協力していただき、バスの運行にあわせて到着案内メールが正確に配信されるか、どのようにお知らせメールが配信されるのか、欠席連絡などの機能を試してもらいました。初期設定の部分でも分かりにくいことがないか等を検証し、使用した感想などをＶＩＳＨに伝え、改善できる点を改善してもらいました。バスコースについては、今年度の既存のバスコースをそのままバスキャッチに再現して使用しています。

テスト期間は、バスキャッチを導入することで、私や先生たちの動きがどう変わるのかを理解する、習熟する期間でもありましたね。
ただ、実際には本格導入した10月からの方が、学ぶことは多かった気がします。疑問や不明点が発生する都度、VISHにサポートしてもらいました。本格導入することで、どんどん運用イメージがわき、園の中にバスキャッチが定着していきました。

保護者の入力が帳票に反映されることがメリット

現在､「バスキャッチ」をどのように活用していますか？

最初はバス運行管理とメール配信から始め､現在使用している機能は下記の通りです。

①園バス運行管理／バス到着案内メール、バス運行状況確認､バス送迎コース作成
②保護者との連絡／欠席・遅刻連絡､預かり保育の申請
③お知らせメール配信／緊急連絡メールの配信、各種お知らせメールの配信

指導要録は現在､エクセルでフォームを作成して､それに担任が記入するスタイルで運用していますが、今後はバスキャッチでも試してみたいと考えています。

バスキャッチの導入効果を教えてください。

一番の導入効果は「保護者に入力してもらえるシステムになった」ということです。
例えば預かり保育の場合、申込書や電話での連絡、連絡ノートなどに記載された情報を先生や事務スタッフがコンピュータに入力し、バス利用の有無を手書きしていたわけですが、当然、作業時間もかかりますし、入力ミス、連絡ミスも起こります。それらすべてが保護者からダイレクトにバスキャッチへ入力できるようになりました。バスに乗る・乗らない、預かり保育の申請を保護者が入力すれば、そのデータが反映された帳票出力、例えば今日の預かり保育の一覧やバスに乗る子どもたちの一覧などにつながります。
これにより大幅に時間短縮、省力化につながりました。また、当然ながら入力ミスや連絡ミスもなくなりました。これは革命的メリットだと感じています。単にサービスをIT化したのではなく、ITならではのメリットをうまく生かしているところがバスキャッチの素晴らしい点だと思います。

ITによって事務作業を効率化することで、先生たちもより多くの時間を子どもたちと過ごし、保護者とのコミュニケーションに費やすことができています。
これは私が普段から考えている「幼稚園のIT化」の理想の形です。

もっと便利なサービスの展開に期待

最後に「バスキャッチ」及びVISHへのご要望などありましたらお願いします。

保護者の入力が直接データベースに反映され､帳票出力につながるインフラができているわけですから､今後､もっと便利なサービスが展開されるのではないかと期待しています。
例えば物品購入もバスキャッチでできるのではないかと考えています（この機能は既にバスキャッチで実現されています）。
また､導入時に問い合せに対して､細かな対応をしていただいたことは大変助かりました。今後もいろいろなリクエストをさせていただきますが､ご対応､よろしくお願いします。

園長の野口哲也先生と弊社のバスキャッチ担当の西尾（左）