園支援システム＋バスキャッチは働き方改革に大きく貢献しました。でも、クラスでは画面を見ないと決めています。

緑に囲まれた自然豊かな環境

泉山幼稚園について教えてください。

泉山幼稚園は1953年に創立され、2023年に70周年をむかえます。戦後のベビーブームのころ、幼稚園開設要請があり開園いたしました。歴史があるだけに、3代にわたって当園で学ばれるご家庭もあります。
当園は京都市東山区にある泉涌寺の境内にあり、緑に囲まれた自然豊かな環境にあります。自然に囲まれた自由感溢れる環境で生命に触れ、生命から学び、生命を愛おしむ。ここで出会った人たちといろんなモノやコトを体験して、心豊かに、そしてたくましく、しなやかな心を持てるよう育って欲しいと考えています。そして子どもたちも保護者も、そして先生たちも一緒に成長していきたいと思います。

園には5000坪という豊かな自然環境があり、子どもたちが遊べる野原もあります。野原へは幼稚園からお寺の敷地を通って向かいます。また、月に1度お寺の本堂で園長先生から法話や季節の話などを聞く機会を設けています。園には段々畑もあり、そこでは野菜を育てています。作物がいきいきと成長していく姿を、お世話をしながら子どもたちと感じ、育ったおいしい野菜は子どもたちや保護者に食べてもらいます。このように自然に育まれながら成長して欲しいと願っています。

現在の園児数は満3歳児を含め252名で、年少4クラス、年中・年長は3クラスずつとなっています。先生たちは給食スタッフ、事務スタッフ、バス運転手も含めて55名の体制で、先生の数、子どもたちの数、クラス数はちょうど良いバランスになっています。

泉山幼稚園の園舎

ニーズと社会の変化に対応して導入を決意

泉山幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡知ったきっかけを教えてください。

2018年に、ある研修会に参加したときに教えてもらいました。色々できることはわかりましたが、その頃はまだ、朝に「今日は熱が出たのでお休みします」という電話をいただいた際に、「風邪が流行っていますからお大事に」と答える生のつながりが大切だと思っていました。

確かに事務業務の合理化をしたいと思っていましたが、ペーパーレスまでは踏み切れない状況でした。知り合いからは、バスにGPSを付けたけれどあまり正確じゃないといった話も聞いていましたので、取り入れるのはどうなんだろうと疑問がありました。

取り組みたいことはあったものの、まだ生のつながりを大切にしたい思いの方が強かったのですね。

そうですね。その方針で運営を続けていました。とはいえ、バスが遅れると保護者に電話をかけて「すみません10分遅れます」と連絡していた方法に関して、次第に遅れているんじゃないか、と思うようになりました。スマートフォンの普及もあり、皆さんが一気に同じ情報を欲しているな、と時代の流れを感じることもあります。先生の負担という面では、今日の保育の準備をしている朝の時間に、欠席連絡が多い日には電話を優先しなければならなかったりと、そうした負担も大きいなと思いました。
何か大切にしていることと時代の流れとのバランスが少しずつ変化してきました。

時代の変化といっても、保育方針に関わることですから簡単には変えられませんね。

もう一つきっかけがあって、預かり保育の利用がすごく増えました。始めは1日15～20名でしたが、それが1日60～70名になりました。その頃は、預かり保育の申込は当日の朝にチケットで受付けていました。毎日必要だと思った日に利用するということにしていました。

実際の運用では、預かり保育はチケット制で、チケットは現金で購入してもらいました。人数が少ないころはまだよかったのですが、チケットの販売には現金のやりとりが発生します。60～70名だとやりとりだけでかなり煩雑になります。また、お釣りの用意や両替など、本来業務ではないところにも手を取られるようになりました。70名を預かると預かり保育のチケットの枚数を確認して誰が来ているか、何時に帰るかなどをを記録しているうちに、預かり保育の始まる時間になっていて焦ることも多々ありました。

預かり保育の増加など、ニーズの変化があったのですね。

色々なことに取り組んできましたけれど、基本的に手作業の対応がほとんどでした。預かり保育を利用する保護者も増えてきましたし、対応するための先生の人数も増えていました。
全体として処理が追いついていない状況があり、先生の仕事量はこれでいいのか、と業務の見直しを進めました。そして、それに合わせて「働き方改革」もしていこう、「18時に帰る」ことを目指したいと考えたのです。

一番は、先生に事務作業よりも保育のことに時間を費やして欲しいと思いました。労務管理を考えても、与えられている時間はみんな一緒ですから、その時間内で何に重きを置くかは私たちが考えなくてはなりません。
生のつながりを大切にしたいけれど、一度それは置いておいて、何かもっと保育のことでコミュニケーションを取れるようにできないか、と思ったのです。そこで「園支援システム＋バスキャッチ」の導入を決意しました。

「ニーズの変化と時代の変化が導入のきっかけです」と熊谷知子様

メール配信とアンケート機能は、ほぼ毎日活用

「園支援システム＋バスキャッチ」の導入は2019年2月からですね。

そうですね。当園では新しいことは3学期から始めることにしていて、2月と3月は保護者からたくさんの意見やご要望をいただいて、新年度からきちんとスタートできるようにしています。

保護者の反応はいかがでしたか。

私は欠席連絡の電話がなくなることを少し寂しいなと思っていたのですが、保護者は前日の夜に熱が出て明日は無理だなって判断したら、その時点で欠席の連絡ができること、朝を待って電話連絡しなくていいことを、とても便利に捉えていただきました。
また、備考欄に理由などをきちんと書いてくださる保護者が多く、今まできちんとコミュニケーションが取れていたんだなと感じました。

現在、活用している「園支援システム＋バスキャッチ」の機能を教えてください。

これまでに使用している機能は、欠席・遅刻・バス不要連絡管理、お知らせメール配信、預かり保育管理・保育料管理、園児管理、指導要録の作成です。オプションで、バスにGPSを搭載
しての園バス運行管理も導入して活用しています。
この4月から、安全管理を目的とし、登園降園時にも打刻管理も始めました。

メール配信とアンケート機能は、ほぼ毎日使っています。アンケート機能は園行事の参加確認だけではなく、保護者の同好会活動でも活用できますし、文字数制限も厳しくないので色々なご意見を聞かせていただくことも多く参考にしています。

また、コロナ禍ということもあり、朝の体調と体温を報告してもらいます。その体調報告を集計して、朝礼で「大丈夫だね」、「ちょっと熱のある子どもが多いから注意しよう」などのように話し合っています。

「最初から保護者は便利に使っています」と熊谷知子様

クラスでは画面を見ない生活を心がける

「園支援システム＋バスキャッチ」運用の工夫を教えてください。

1. 欠席連絡には電話連絡を

欠席連絡があったときは、必ずこちらから「お熱下がりましたか」などのコミュニケーションを取るようにしています。もちろん欠席理由が旅行といった場合には逆に邪魔になりますから、連絡は入れません。
欠席だとわかったからそれで良いということではなく、こちらからコミュニケーションを取るという姿勢を大切にしたいし、先生たちも忙しくて大変ですが、直接連絡を入れるように話をしています。「先生の声、久しぶりに聞きました」なんて言われると、生のつながりの大切さを再確認しますし、続けていこうと考えています。

2. 誰でもできるから担当制に、自身の仕事に注力へ

3. 保育中はスマホ、タブレットは見ない

幼稚園によっては、各クラスにタブレットを配置して保育に活用していることは知っています。当園では逆に、クラスでは画面を見ない生活を心がけています。スマホやタブレットは、今や子どもたちにも本当に近い存在です。家庭では保護者のものを使って遊んでいる子どもたちもいると思います。それだけ子どもたちは興味があるんです。仮に先生がスマホやタブレットを見たら、子どもたちは自分も見たくなります。ですから、子どもとふれあっている時間は子どもたちを見て、画面を見ないと決めています。

実際のところ、最初はクラスにタブレットを用意しなくちゃ、と思いました。ただ、それは先生が管理しなければならないものが増えるだけなんです。子どもが興味を持つものだけに、先生は管理に縛られてしまう。それは良くないと思いました。
バスにもタブレットをと思いましたが、画面を見ているときは子どもたちを見ることができません。それでは本末転倒と思い、添乗の先生はバスに乗る園児一覧を印刷して確認しています。

当園は自然がいっぱいの園です。だからここにいる間は、友だちや先生といろんな体験をする、自然とふれあうといった生の体験をして欲しいんです。

園の意思決定を助けてくれる

「園支援システム+バスキャッチ」の導入効果を教えてください

①働き方改革に貢献

18時に帰りましょう、と働き方を見直してきましたが、ずいぶんと実現できるようになりました。もちろん18時きっかりに帰れる日ばかりではありませんが、年々良くなっていると実感しています。働き方改革を進めるうえで、先生の業務負担の一部ととってくれます。それを実現するためのツールとして「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています。

②園からの紙ベースの配布物がほとんどなくなる

以前、園からの年間の配布物に番号を振ってみたら3000になりました。それだけ多くの配布物を作成して、以前なら印刷して、折って、子どもたちのカバンに入れていたわけです。現在では、紙ベースでほしいという方はまずいません。それだけメール配信が当たり前になり、以前必要だった労力が不要になりました。

③園の意思決定を助けてくれる

コロナ禍ということもあり、先にお話ししたように毎朝子どもたちの体調の連絡を保護者からいただいています。今の情報を察知して、周囲にある園や学校の状況も参考にしながら、今日は大丈夫、ちょっと注意していこう、といった園においての毎日の先生の行動指針を出す一助となっています。大げさに言えば、園の意思決定を助けてくれるのが「園支援システム＋バスキャッチ」です。

他園の活用情報をもっと教えてほしい

最後に「園支援システム＋バスキャッチ」並びにVISH株式会社へのリクエストがありましたらお聞かせください。

れんらくアプリで保護者が送ったメールに対する返事が、すべて同じフォルダに入ってしまいます。それにより、見たいメールが探しにくいということがあるようです。これはフォルダ分けなどができるとより見やすくなると思いますので、ご検討をお願いします。

随分長く「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しているつもりになっていますが、こんな使い方ができますよ、といった活用情報をもっと教えていただきたいですね。
（※2022年5月より導入施設向けのセミナーを開始しました）

弊社・田中（左）、西川様（中左）、熊谷副園長（中右）、山田様（右）