地図アプリで運行時間を大幅短縮。欠席連絡やメール機能で、業務の負担が軽減。保育業務に集中できるようになりました

ログハウスの園舎で､絵本の読み聞かせ

しらさぎ幼稚園についてお教えください。

しらさぎ幼稚園は､1985年に開園した埼玉県さいたま市緑区にある私立幼稚園です｡現在､年少組､年中組､年長組を合わせて約300名の園児が在籍しています｡

当園の特徴の一つはログハウスの園舎にあります｡私たちの園舎は､2009年度の「日本ログハウス・オブ・ザ・イヤー最優秀賞」を受賞させていただきました｡子どもたちが小中高を過ごす校舎はコンクリートの建物です｡せめて幼稚園の3年間は木の建物で過ごして欲しいと考え､信州産カラマツ材を使用して4年前に竣工しました｡また､木は心地よい音だけを残して反響しますので､子どもたちの情緒の安定にもつながると言われています｡

また､当園の保育の中心は「絵本の読み聞かせ」にあります｡先生が読み聞かせるお話をきちんと聞ければ､物事の内容がしっかり理解できます。理解できれば興味が芽生え､意欲も湧いてきます｡きっと小学校に進んでからも､先生の話をきちんと聞き､吸収することができることでしょう｡ 私たちは､子どもは将来を担う社会的財産だと考えています｡子どもたちを社会全体で大切にし､長いスパンで育てていくお手伝いをしていければと考えています。

園児の8割が利用するバス送迎を管理

現在、くわな幼稚園では「バスキャッチ」をどのように活用して現在、しらさぎ幼稚園では「バスキャッチ」をどのように活用していますか？

当園では､2011年4月から「バスキャッチ」を導入し､1年間の試験運用を経て､2012年4月より本格運用を開始いたしました｡現在､園児の8割がバス通園をしており､3台のバスで計6コースを回っています｡バスコースは､さいたま市緑区のほぼ東半分をカバーしており､かなりの広範囲です。３台のバスには「バスキャッチ」専用のGPS車載器を搭載し､事務室のパソコンや携帯電話でバスの位置を把握しています｡ 保護者向けにはバスの運行状況に合わせた「到着案内メール」を到着2分前､ 5分前､ 10分前に自動配信しています。 （保護者様の携帯サイトで各自自由に設定できます｡）

バスコースの作成は､2012年度よりバスキャッチの路線作成機能を使用して行っています｡利用者の住所を入力するだけでバスコースが作成できるので､とても便利です｡ さらに「バスキャッチ」のメール配信機能も活用しています。お知らせの際は開封確認メールを使用し､開封済みか否かをチェックした上で､未開封の方向けに再配信をすることで､確実にお知らせを届けることができるようになりました｡ 欠席・遅刻確認機能も活用しています｡以前は電話での連絡でしたが､今では多くの保護者が「バスキャッチ」で欠席などの連絡をしてきます｡

｢バスキャッチの導入で､バス運行とメール､両方の課題が解決しました」と厚澤先生

バスコース作成機能で､効率的なコース作成を実現。運行時間を10数分短縮へ

「バスキャッチ」の導入効果について、お教えください。

最大の効果は「路線作成の効率化による運行時間の短縮」です｡送迎ともに1コースあたり10数分の短縮ができました｡ 導入1年目は試験運用と言うことで､従来のコースをそのまま「バスキャッチ」に登録して運行していました｡2年目は､本格的に「バスキャッチ」の路線作成機能を活用してバスコースを作成し､最適なコースが設定できました｡複雑になりかかっていた今までのバスコースを効率的なコースへと変更できたのです｡

コースの変更に伴い､バス停が多少動くケースがありましたが､その際の説得材料として「バスキャッチ」の「到着案内メール」が効果的でした｡それまでは､バスの運行状況には関係なく､時刻表通りにバス停で待たなければならなかったのですが､「到着案内メール」が配信されることで､実際の運行状況に合わせてバス停に行けばいいことが評価されました｡

運行時間の短縮は､渋滞などによるバス到着の遅れが保育の開始時間に影響することを回避でき､導入効果としては最大のものです｡また､バスの運転手にとってはコースが整理され､運行予定も明確に出ていますので､運転に集中できる環境が整いました｡ また､先程の一斉メール配信機能と開封確認メールの送信も活用しています｡以前使用していたメール配信システムは送りっ放しで､開封確認機能を使用していませんでしたので､果たしてどれだけの保護者の方に読んでいただけたのか不安がありました｡

開封確認メールだと､きちんとメールを開いてくれたことはわかりますし､未開封の方には再送できるので安心ですね｡欠席・遅刻連絡も､朝の電話対応をほとんどなくしてくれました｡特に冬などは欠席連絡で電話が鳴りっ放しだったり､つながらなかったというご意見をいただくことも多々ありました｡今では多くの方がバスキャッチを通じて連絡してくれますので､電話連絡はほとんどなくなりました｡

｢10数分の短縮は保育への影響を少なくする効果もあります」と厚澤先生

バス運行管理とメールシステム､両方の課題を解決

以前は、どのように送迎バスの運行管理を行っていたのですか？

バスコースの作成は､住宅地図を購入し手書きで行っていました｡私と主任教諭､バスの運転手で知恵を出し合って作成し､毎日のバス送迎を行っていました｡4～5年前には他社のメール配信システムを導入し､渋滞などでバスが15分以上遅れる場合には､そのコースの保護者全員に一斉メール配信で遅延情報をお伝えしていました｡ただ､「もっと早く連絡がもらえないか」という要望は出ていましたね｡

メール配信に関しても課題がありました｡個人情報保護の関係から､電話による各クラスの連絡網の作成が困難になり､他の連絡方法が必要なことから､メールの配信システムを導入しました｡ただ､そのシステムは､開封確認メールを使用するとメールの配信に時間がかかり､最初の方と最後の方とではずいぶんと時間差があったため､開封確認メールは使用するのに躊躇していました｡ですから､メールについても他のシステムを探していました｡

「バスキャッチ」の導入に当たっての経緯を教えてください。

5年以上前になりますが､「バスキャッチ」のようなシステムの提案を受けたことがありました｡前のことですから､現在の「バスキャッチ」と比較すれば､機能はだいぶ劣るものでしたが､興味はありましたね｡ただ､導入コストが高額な上､月々のランニングコストも高額で､到底導入できるものではありませんでした｡メール配信システムを導入したのは､その後のことです｡

システムや導入コスト・ランニングコストの説明を聞いて､導入を即決しました｡ 一番の決め手となった機能は､路線作成機能がよくできていたことです｡さらにメールの配信機能があり､従来のメール配信システムを止めて一本化することが可能でしたので､コストの削減もできました｡ DMを拝見した時からいいシステムだと感じていましたので､他社のシステムとはまったく比較は行いませんでしたし､特に検討もしませんでした｡

「バスキャッチ」専用車載GPS機器を搭載した 送迎バス3台で6コースを送迎。

運行時間の短縮や事務作業の軽減で、より保育業務へ集中することが可能に

「バスキャッチ」の評価ポイントを教えてください。

①運行内容を整理したバスコース設定で､運行時間を短縮

以前はすべて手作業で行っていたバスコースの作成が､「バスキャッチ」でできるようになりました｡従来のコースにとらわれることなく､地図ソフト上で保護者の住所を俯瞰的に見てコースを作成できますので､運行内容を整理したコース設定ができ､その上､運行所要時間の短縮もできました｡ 導入前は、渋滞などによるバス到着遅延で保育の開始に影響が出ることもありましたが､運行時間が10数分短縮できたことで､渋滞などの影響を受けにくくなったことも､たいへん重要なことでした｡

②開封確認メールで､確実にお知らせを届けられる

メール配信のみのシステムを利用していた時は､開封確認メールを送信すると､メール配信に延滞が生じてしまうために､実際には使用することができませんでした｡ 「バスキャッチ」の開封確認メールは､未開封の方も一覧で確認でき､再送信することもできますので､たいへん便利に活用しています｡連絡網を作成できなくなった近頃では､たいへん重宝する機能だと思います｡

③事務作業量の軽減

欠席連絡は､以前は電話で7時30分から受け付けていました｡冬などは電話が鳴りっ放しで十分な対応ができないこともありました｡現在はバスキャッチの「欠席・遅刻連絡機能」を利用していますので､保護者の方は携帯サイトから連絡をいただいています｡おかげで電話対応の負担がかなり軽減されました｡そして､欠席､遅刻､バス不要の一覧表を出力できるので､バスに添乗する教諭への連絡も簡便になりました｡

バスコース作成機能がもっと便利に、簡単になることに期待

最後に「バスキャッチ」及びVISH株式会社へご要望などありましたらお願いします。

バージョンアップの度にこちらのリクエストをなんらかのかたちで反映していただけることをたいへん評価しています｡ 今､リクエストしたいことは､やはりバスコース作成機能についてです｡当園はバスコースがかなり複雑です｡バス3台で6コースですが､送迎を合わせると12コースに｡そしてバス1台で担当する2コースの順番を3カ月置きに入れ換えています｡これは､登園後と退園前の遊びの時間を公平にするために行っています｡さらに､長期休暇の直後は半日の保育日があり､終業式などの際は30分遅れでバスを運行します……すると合計コース数は？　これに園児の引っ越しや途中での入退園が加わります｡手作業の時代には､担当者が了解していればOKでしたが､「バスキャッチ」には「到着案内メール」がありますので､きちんとシステム上に反映しておかないと､メールが配信されずにご迷惑をおかけすることになります｡このあたりの処理を､簡単にできるようになるとうれしいですね｡] （2012年11月のバージョンアップで、簡単に設定できるようになりました｡） VISHさんにはたいへん丁寧にフォローしていただいていますので､今後も宜しくお願いします｡

園長の厚澤先生（左）と弊社のバスキャッチ担当の西尾（右）