園バス運行管理や欠席連絡などの基本機能に加え、連絡帳や集金業務支援サービス「エンペイ」などフル活用しています｡

子どもたちの主体性を大切に

うえだこども園について教えてください。

もともとは忙しい保護者に代わって農繁期だけ地域の婦人会が子どもたちの面倒をみる､地域コミュニティとしてスタートしました｡その後､1956年に保育園として創立され､1976年に社会福祉法人あすなろ会として認可を受けました｡2011年には現在地に移転し､新園舎に｡そして､2016年に幼保連携型認定こども園の認可を受けて､2017年よりうえだこども園となりました｡現在､99名の子どもたちが在籍し､年長21名､年中19名､年少22名､2歳児12名､1歳児10名､0歳児15名となっています｡教職員はパートも含めて32名です｡

保育の方針としては､子どもたちの主体性を大切にしています｡例えば午前中､3歳児以上は「わくわく保育」といって､フリーで異年齢オープンでいっぱい外などで遊んでもらいます｡そのために先生たちは環境を整えて､子どもたちが興味あるものや季節のもの､行事の準備などを行い､子どもたちが自分で選んで遊んでもらえるようにしています｡ですから､クラス担任しかクラスの子どものことがわからないことはなく､園全体で子どもたちのことを理解するようにしています｡

お昼は「にこにこ給食」といって､子どもたちがお昼を食べる時間を決めて､その日一緒に食べたい子どもと一緒に食べてもらいます｡お昼の時間を一律にというやり方もありますが､例えば登園時間一つ取っても､朝7時の子もいれば朝9時の子もいます｡外でいっぱい遊んだ子もいれば､中で何か作っていた子もいる｡するとお腹の空き具合や食べたくなる時間が違っていて当り前です｡給食も異年齢オープンです｡

4歳児､5歳児は午後のお昼寝はなく、サークルタイムを設けています｡午前中に自分たちで遊んだこと､みつけたこと､楽しかったことをクラスの友だちと共有してもらいます｡こうすることで遊びにかたよりが出にくくなります｡後は少しお稽古ごとも取り入れています｡スイミング教室やアート教室､英語､ダンス教室､月1回のお茶のお稽古もあります｡

うえだこども園の園舎

連絡帳機能で子どもたち全員のことを職員全体で理解

うえだこども園では現在､VISH株式会社の「園支援システム＋バスキャッチ」を活用しています｡「園支援システム＋バスキャッチ」を知ったきっかけを教えてください。

ICTという言葉をよく聞くようになって､そろそろうちも何かしなきゃいけないということで､インターネット検索をしていてみつけました｡確か「登降園管理」「バス」などのキーワードで探していきました｡

「園支援システム＋バスキャッチ」はバスにGPS車載器を積めることを知ってピンときました｡バスコースが組めること､バス到着案内メールを送信できる機能は､こちらで比較検討していた他社システムにはありませんでした｡この地域は冬季は本当によく雪が積りますので､バスが遅れるんです｡その度に保護者に電話で連絡していましたから､この機能はあるとありがたいなと思いました｡

当時は園の運営管理に関するシステムは何かお使いでしたか｡

使っていたのはメールだけですね｡他園がほとんど使っていないくらい前からメールは使っていて､東日本大震災のとき､電話がまったくつながらない中､メールで連絡できたのは本当によかったと思います｡

実際には何社からシステムの説明を受けたのですか｡

「園支援システム＋バスキャッチ」だけですね｡バスの運行状況機能は外せませんから｡
プレゼンを受けて､すごいなって思って､できるかな､使いこなせるかな､と思ったんですが､その日に導入を決めました｡契約は2019年4月で､5月に導入をし､運用開始は6月からになります｡

現在はどのような機能を活用していますか｡

最初に使い始めたのは､欠席・遅刻・バス不要連絡管理、お知らせメール配信、預かり保育管理・保育料管理、登降園時の打刻・入退室管理､オプションの園バス運行管理からスタートしました｡ちょうど導入した2019年は10月から幼児教育・保育の無償化が始まりました｡預かり保育の申請を出したりと､行政に提出する書類が増えるタイミングでしたが､「園支援システム＋バスキャッチ」で出力できる帳票が内訳書として使用できましたので､ずいぶんと助かりました｡

現在は､ほとんどすべての機能を活用しています｡アンケート機能や園児管理・職員管理、名簿・要録・計画印刷、保育計画・日誌作成などを活用しています｡また､2021年4月からオプションの連絡帳機能､5月には口座振替機能と､連携サービスの集金業務支援サービス「エンペイ」もスタートさせました｡

連絡帳機能を導入して2年目に入りましたが､保護者の反応､先生たちの反応はいかがですか｡

連絡帳機能は導入して本当によかったと思います｡まず､持たせ忘れがありませんし､渡し間違いで個人情報が漏れてしまうという心配は一切なくなりました｡導入当初は紙の連絡帳がなくなるのは寂しいという保護者もいました｡そういう方には紙と併用していただくかたちで対応しました｡

導入前､連絡帳は基本的に担任しか見ることができませんでした｡書かれている内容について､相談があればアドバイスをすることはもちろんありました｡今では連絡帳の内容を園として共有することができます｡家庭で子どもたちが楽しかったこと､ちょっとした悩みの部分などを先生同士が伝えあったりする手間がなく､みんなが共通で理解できることは素晴らしいと思います｡特に午前中は異年齢オープンで遊んでいますので､子どもたち全員のことを職員全体で理解できていることはとても大事なことです｡

また､経験の浅い先生に対して､連絡帳の書き方についてリーダーや主幹の先生から指導もしやすくなりました｡以前は､相談されなければわかりませんでしたから｡また､全体として､連絡帳に関わる時間も短縮できていると思います｡

「冬季のバスの遅延がありますから､バスの機能は欠かせませんでした」と池田祐子園長

スマホですべて完結できる「エンペイ」のメリット

口座振替機能と集金業務支援サービス「エンペイ」の導入意図をお教えください｡

もともと地方銀行の口座振替で保育料の引き落としは行っていました｡いまでは「園支援システム＋バスキャッチ」で行っている用品販売や写真販売､また､先生が持っている絵本の集金などは現金集金で､月に３回程度ありました｡写真の販売は､写真のプリントができ上がったら､クラス全員の封筒を並べて､その上に注文された写真をわけて並べ､封筒に金額を書いて､現金と引換に保護者にお渡ししていました｡ですから､ずいぶんと時間がかかる業務だったんです｡その上､集金したら小銭を数えて合っているか確認しなければなりませんでした｡先生にとっては大きな負担ですし､それらが一本化できればと思い導入しました｡

口座振替を行っているとはいえ､現金集金が残っていたのですね｡

以前行っていた口座振替は､地方銀行のある支店に口座がなければできませんでした｡口座がない保護者には口座を作ってもらう必要があったのです｡その上､金融機関では小銭の取り扱いで手数料がかかることになりました｡なんとかできないかなと思っているとき､「園支援システム＋バスキャッチ」の口座振替のオプションなら､それを活用すると銀行や支店に関係なく口座振替ができることがわかりました｡これはいいと思い､まず口座振替機能を導入しました｡そんなときに「園支援システム＋バスキャッチ」の管理画面を見ていたら､バナーで集金業務支援サービス「エンペイ」が出ていました｡

取り組みとしては､まず口座振替機能で銀行や支店に関係なく口座振替を行い､そこに保育料や用品注文､写真販売､絵本代などを集約しました｡その後で集金業務支援サービス「エンペイ」を導入しました｡
「エンペイ」は「園支援システム＋バスキャッチ」の施設管理画面で計算した請求データ（CSV）を、「エンペイ」施設管理画面で取り込むだけで、請求業務から会計管理までができますから､簡単に導入することができました｡

「エンペイ」の導入について保護者の反応はいかがですか｡

金融機関での引き落としの場合､残高不足という心配もありますが､そうした銀行残高の不安がなくなること､そしてスマホですべて完結できることが保護者はメリットと感じてくれています｡中にはクレジットカードの支払いでポイントを貯めたり､PayPay支払いでポイントを獲得したりする保護者も大勢いるようです｡PayPayが普及している地域ですので､「エンペイ」での支払い方法にPayPayが対応していることも､保護者にとっては好意的に受け入れられた要因のひとつかもしれません｡

支払いが遅れている場合は再請求がかけられますので､全員請求当月中に支払っていただけます｡再請求も金融機関のように再請求料金がかかりませんので､園にとっても助かる部分です｡もちろん､園のキャッシュレスも実現できました｡

「エンペイの導入でキャッシュレスが実現できました」と事務の早坂美穂先生

限定配信のURLをれんらくアプリで通知

「園支援システム＋バスキャッチ」の活用例を教えてください｡

1.動画配信の連絡をれんらくアプリでできる｡

コロナ禍以降､保護者に園での子どもたちの様子を見てもらうことが難しくなりました｡そこでYouTubeの限定配信を利用して､子どもたちの様子を保護者にお届けするようになりました｡例えば運動会のときは､カメラ3台＋スイッチャー1名で限定で生配信しました｡限定配信のURLはれんらくアプリで保護者に連絡しています｡また､毎月行う誕生会やいろいろな行事でも同様に配信をしています｡
保護者だけでなく､おじいちゃんやおばあちゃんなどにも観ていただけるので､とても喜んでいただいています｡あるおばあちゃんからはお礼の葉書をいただき､とてもうれしかったですね｡

また､YouTubeの配信は職員の研修でも活用しています｡保育の様子を撮影してれんらくアプリでURLを共有して研修を行っています｡

2.れんらくアプリで保護者が欠席状況を把握できる｡

れんらくアプリで欠席や遅刻の連絡ができるだけでなく､クラスの欠席状況やその理由を閲覧することができます｡例えば感染症などが流行している時期､持病をもっている子どもの場合は注意しなければならないケースがあります｡また､微熱がある場合もクラスの欠席状況を見て､流行っているみたいだから念のため休もうといった判断もできます｡
保護者の手元にクラスの欠席状況を見て､出欠の判断ができる材料があることは大きなメリットになっています｡

3.保育日誌が簡単にできる｡

例えば0歳児の場合､以前の連絡帳は複写になっていて､その日の様子を書いて､複写の1枚を綴じて保育日誌を作っていました｡それが今では､連絡帳に記入していることをまとめてプリントアウトするだけで保育日誌ができます｡

4.卒園証書の保育日数の計算が不要｡

以前は卒園証書に記載する保育日数は､クラス担任が手計算で集計をしていました｡今では卒園証書の印刷機能で自動で出てきますので､そうした業務はなくなりました｡

5.お便りなどのペーパーレスを実現｡

以前は先生たちがパソコンでドキュメンテーションを作り､それを印刷してお便りとして配布していました｡現在は作ったドキュメンテーションをPDFに変換して､メールに添付して送っています｡印刷に関わるインクや紙､カウンター料金といったコストの削減につながることはもちろん､お便りを折ってカバンに入れるといった業務の削減にもつながっています｡もちろん紙でほしいという保護者には紙でお渡ししています｡

6.メルマガを活用して実習生や未就園児教室の情報を配信｡

保育の実習生には事前にメルマガに登録してもらい､園だよりなどを配信して情報提供を行っています｡未就園児については､園庭を開放して子育てを応援する「おひさまクラブ」を月1回行っていますので､その情報発信もメルマガで行っています｡

7.活動報告で園児の情報を集約｡

ノートに手書きで記録していた活動報告も「園支援システム＋バスキャッチ」で行うようになりました｡手書き時代は振り返ったり､個別の情報を探すのが大変でしたが､今では検索すれば情報がすぐにわかりますので､単なる記録ではなく､情報として活用することも可能になりました｡

「園支援システム＋バスキャッチ」の機能をフル活用するうえだこども園の先生たち

新しい機能や使い方の提案に期待

「園支援システム＋バスキャッチ」を評価していただけますか｡

とにかくみんなにお奨めしたいと思います｡会合などの機会に「園支援システム＋バスキャッチ」の話をすると興味を持ってくれる園がたくさんありますので､ぜひ導入を進めてほしいと思います｡

VISH株式会社、「園支援システム＋バスキャッチ」へのリクエストがありましたらお聞かせください｡

何人もの保護者から写真のダウンロードを1枚1枚ではなく､一括でできるようにならないのかというリクエストを頂いていますので､しっかりとお伝えしたいと思います｡写真をダウンロード販売するようになって､年賀状に使ってくださる保護者が大勢いて､園にも送ってくださるのですが､何かうれしいですね｡
あと身体測定のグラフを出したときに数字で身長などが出るといいという声もあります｡

これからもさらに活用していく予定です｡サポートの皆さんにもいろいろと教えてもらい､感謝しています｡これからも新しい機能や使い方の提案をお待ちしています｡

うえだこども園の先生たちと弊社・齊藤（左）

【コラム】保護者であり､保育者でもあるお２人にお聞きしました｡

ー 園で働く保育者であり､子どもを通わせている保護者でもある､田代綾花さんと白畑真衣さんにお話をお聞きしました｡ ー

「園支援システム＋バスキャッチ」の機能で保護者としていいなと思う機能を教えてください｡

職員として便利になったことはありますか｡