仕事量の軽減、合理化につながり、幼稚園の働き方改革におおいに役立っています。

4つの心が大きな教育目標

浜松海の星幼稚園について教えてください｡

浜松海の星幼稚園は1956年創立のカトリック系幼稚園です。キリスト教精神にのっとった心の教育を行っており、4つの心を大切にしています。それは「祈る心」「愛する心」「感謝する心」「努力する心」です。この4つの心を大きな教育目標として、遊びを中心に教育を行っています。

現在、年少・年中・年長が各2クラスずつと満３歳児クラスが１クラスあります。満３歳児クラスは誕生日を迎えた子から入園します。現在、合計150名程の園児が在籍し、教員は非常勤を含めて25名います。担任以外に常に誰かがクラスのサポートに入り、教育のカバーをしています。また、学校法人浜松海の星学院には姉妹校として、海の星鷺の宮幼稚園と浜松聖星高校があります。

浜松海の星幼稚園の園舎

各種管理業務をシステムで行いたい

浜松海の星幼稚園では現在､VISH株式会社の「園支援システム」を導入しています｡どのような機能を活用しているか教えてください

当園では園の各種管理業務をシステムで行うために園支援システムを導入しています。使用している機能は、欠席・遅刻・バス不要等の連絡管理、保護者からの検温の連絡、メール配信、園だより等のお知らせ通知、園児と職員管理、預かり保育管理、要録作成、アンケート作成などになります。

また、オプションとして「連絡帳機能」、そして外部連携サービスの「おうちえん」も導入しています。

以前、各種管理業務はどのように行っていたのですか？

私が園長として着任する以前には、業務管理システムを使用していこともあると聞いています。ただ、着任時にはシステムは利用しておらず、欠席の連絡は電話で受けて手書きで表にしていましたし、保護者への手紙などは紙媒体でした。基本的に手作業による管理に戻っていました。

園支援システムの導入を検討されたのはいつ頃ですか？

手作業による各種管理業務を何とかしたいと思い、浜松市内にあるいくつかの幼稚園の園長先生にいろいろとお聞きしました。すると多くの園で園支援システムを使用しており、欠席連絡や預かり保育管理などのいろいろな管理機能があるとお聞きし、VISH株式会社さんに連絡を取りました。

2017年9月に問い合せて、すぐにプレゼンをしていただきました。内容は満足できるものでしたので、VISH株式会社さんに決めさせていただきました。金額についても、以前使っていたものがかなり高額だったと聞いていましたので、とてもリーズナブルで導入しやすい金額だと思いました。10月に契約をして、運用を開始したのは2018年1月からです。

園支援システム導入の決め手は何でしょうか？

システムとして使いやすそうなところと金額がリーズナブルなところが決め手ですね。

「園の各種管理業務をシステムで行うために導入しました」と園長の前田先生

個人情報保護の観点から「連絡帳機能」を導入

バスキャッチの導入効果について教えてください

当園が「連絡帳機能」を導入したのは、個人情報保護の観点からです。

連絡帳はノート形式のものをずっと使用してきました。保護者とは密に連絡を取り合って来たと思います。 ノート形式の連絡帳は、園児のカバンを通じて園から保護者、保護者から園へと届けられます。ただ、降園時、自分のカバンだと思ってお友だちのカバンを背負って帰宅してしまうこともあります。

連絡帳は密に連絡を取りあっているだけに、重要な個人情報がたくさん書かれています。こうしたカバンの取り違えによる個人情報の漏洩はあってはならないものと考えています。

「連絡帳機能」導入後は、個人情報保護の心配をすることもなくなり、今まで以上に密に保護者と連絡を取りあえるようになりました。
通常の欠席などの連絡は「れんらくアプリ」で、子どもたちの成長や相談については「連絡帳機能」と使い分けています。

「個人情報保護の観点で連絡帳機能を導入しました」と園長の前田先生

幼稚園の見える化をしていきたい

外部連携サービス「おうちえん」も2021年からの使用ですが、こちらの導入意図について教えてください

ホームページでも写真を中心に行事などを毎月何回か紹介しています。これは子どもたちがこんなふうに育っていますよ、こんなことやっていますよ、子どもたちはこんな風に考えていますよ、ということを伝えたいからなんです。コロナ禍の中、さらに幼稚園の見える化をしていきたい。そのために導入したのが連携サービスの「おうちえん」です。「おうちえん」では、動画と写真をミックスしていて、動画で訴えるところは動画で、写真の方がいい場面は写真でお伝えしています。

たとえば年長さんは七五三祝福式を行いますが、コロナ禍で子どもたちだけの行事で保護者の方は参加しません。そうした行事の様子などお伝えして、保護者の方が見ることができない、園での子どもたちの様子を伝えていきたいと考えています。

保護者の方の反応はいかがですか？

とても評価してくれています。再生回数を見ると、1学年50名程度なのに150回を超える再生回数となっています。お母さんが見て、お父さんが見て、家族で見てと何回も見てくれているのでしょう。私は「おうちえん」が家族の会話、団らんの糸口になればいいなと思っています。 本当はもっとたくさん園での日常なども伝えたいと思いますが、子どもたちの安全が最優先ですので、撮影ばかりに集中してはいられません。ですから、行事などどうしても限られたものにはなりますが、できるだけいろいろな場面をお届けして、ホームページと合わせて園の見える化をもっと進めていきたいと考えています。

保護者全員にすぐに連絡ができる

園支援システムの導入効果について教えてください

①幼稚園の働き方改革に貢献

以前は手作業で書き込んでいた園児の出欠も、欠席・遅刻・バス不要連絡管理のおかげで、今では朝一番に一覧表にしてプリントアウトできます。このように園支援システムの導入は仕事量の軽減、合理化につながっており、幼稚園の働き方改革に大きく貢献しています。

②保護者全員にすぐに連絡ができる

台風など自然災害などのときは「今日は開園していますから、気をつけて登園してください」とか「今日はお休みです」とメール配信しています。緊急のときやイレギュラーな対応が必要になるとき、保護者全員に一斉に連絡ができる手段があることはとても助かっています。仮に全員に電話連絡をするとしたら、大変どころの騒ぎではありませんからね。
また2020年に新型コロナウイルスの影響で休園した際は、メール配信で折り紙の折り方や制作の仕方など遊びの情報を送信しました。おうち時間を子どもと楽しんでいただける工夫ができたのも、メール配信システムがあるからこそです。

③先生全員が担当業務を園支援システムで行う

幼稚園で必要となる管理業務をシステムで、との思いで導入した園支援システムですが、ほとんどの業務の管理を職員に任せることができました。当園では例えば預かり保育については、その担当が操作から集計まで行っています。各クラスの担任は指導要録の作成に使用したりと、先生全員がそれぞれの担当業務を園支援システムで行っています。

園支援システムが私たちの心のゆとりを生み出す

園支援システムを評価してください

今お話ししたように園支援システムは幼稚園の働き方改革につながりました。煩雑な管理業務はシステムに任せて、私たちは電話や対面が必要となる子育て相談などに時間を使えるようになりました。情報管理は私たちも保護者も園支援システムを活用して、直接話す機会も大切にしています。それは、保護者の方と幼稚園との良い関係作りにも繋がっています。
特に2020年からは新型コロナウイルスの影響もあり、育児に不安を持っていたり、出かけることもできなくて、これでいいのかな、と不安を抱えるお母さんを始めとした保護者の方が多いと感じています。

私はこちらからできるだけ保護者の方に声をかけることを大切にしています。一人ひとりの子どもたちも大切ですが、一人ひとりの保護者の方のことも大切に考えています。幼稚園は子どもの教育の場ですが、それに加え、保護者の方もお父さんお母さんとして一緒に成長し、幼稚園と共に子育てを楽しむ場でありたいと考えています。
保護者の方に対して「大丈夫ですよ。」「一緒に考えてみましょう。」と伝えていけるなど、私たちの心のゆとりは、園支援システムが作り出してくれます。その点を高く評価したいと思います。

園支援システム並びにVISH株式会社へのリクエストなどありましたらお聞かせください。

とても使いやすくて助かっています。今までも何か困ったことやこんなことできないかなと思い、VISH株式会社にはよく連絡をしてきました。しばらくすると「先生のお電話でここを改良しました」と連絡をいただくことも多々あり、とても感謝しています。

これからも何かこうして欲しい、こんなことできないかな、と思いついたらご連絡しますので、ご対応をよろしくお願いします。

浜松海の星幼稚園の皆さま