振替対応をシステム化できて業務量は3分の1に。新規会員の申し込みも取りこぼしがなくなりました。
English Play Room
代表／講師 アイクソエ キングスリー様、マネージャー アイクソエ泉美様
その他の導入実績
English Play Roomは、埼玉県上尾市に位置する子ども向け英会話スクールです。アイクソエ様ご夫婦が運営するこの教室では、未就学児から高校生まで約230名の生徒が英語を学んでいます。
English Play Roomでは2022年9月からスコラプラスをご利用いただいています。
代表・講師を務めるアイクソエ キングスリー様、マネージャーを務めるアイクソエ泉美様の両名に、導入の経緯と導入効果についてお話を伺いました。
目次
English Play Roomについて
施設の立ち上げについて教えてください。
キングスリー様
当初は、自宅へ近所の子どもたちを集めて英語を教えながら遊んでいただけなんですよ。
私たちには重度の障がいを持つ娘がいるのですが、娘が幼い頃は障がい児が通える保育施設などは近隣になく、年齢の近い子どもと触れ合う機会もありませんでした。
そこで、何かのきっかけになればと思い、近所の子に「今度遊びにおいでよ、英語を教えてあげるから」と声をかけたのが始まりです。
そのうちに、どんどん口コミが広まっていき、たくさんの方が集まるようになったんです。
それまでは会社員をしながら週末にレッスンをしていたのですが、50名を超えたあたりで脱サラして英語教室を本格的に始めることにしました。
さらなる増員に対応するために教室を建てる他、勉強会に参加したり資格を取得したりもしました。小さい頃からずっと通ってくれていて、今では高校生になった生徒さんもいます。
代表・講師のアイクソエ キングスリー様
レッスンで大切にしていることは何ですか？
キングスリー様
遊びの中で英語を楽しむこと。そしてレッスンはオールイングリッシュで行うことです。
生きた英語に触れてほしいので、講師は外国人のみです。夏休みには、子どもたちを連れて私の家族が住むアメリカへ行くイベントも開催しています。
また、現在はインタラクティブモニターを導入し、オンラインレッスンの活用にも力を入れています。
対面でのレッスンが基本ではありますが、オンラインで参加しても教室にいる子と同じようにレッスンが受けられるようにしています。
振替対応をシステム化するために導入を検討
システムを導入しようと思ったきっかけは何ですか。
泉美様
導入のきっかけは、会員数の増加に伴い、レッスンの予約対応・お休みの方の振替対応が大変になったためです。
事務作業は基本的に私1人で担当していて、お休み・振替の連絡は電話かメールでやり取りし、管理にはGoogleカレンダーを使っていました。この作業に膨大な時間がかかってしまっていて本当に大変だったんです。
例えば振替の連絡の場合、保護者の方から「今日はお休みします。この日に振り替えたいです」というメールをいただきます。
希望日のレッスンの空きを確認して、「この日はいっぱいです、この日なら空いてます」というようなメールを送っていて……そんな風に数回のラリーが発生するんです。
電話をくださる方もいたのですが、出先などパソコンが見れない場面だと結局折り返しになってしまったり、聞き間違いなどでトラブルになったりすることもありました。
その頃、他にシステムは使っていましたか。
泉美様
Excelでシステムを制作する会社にお願いして顧客管理ツールを作ってもらい、生徒さんの情報を管理していました。
一度、レッスンの振替やお休みの管理をこのシステムでできないか相談したのですが、Excelの機能上やはり限界があると断られてしまって。
費用はそれほど高くないので割り切っていましたが、もっと機能が充実していればと感じていました。
マネージャーのアイクソエ 泉美様
スコラプラスを知ったきっかけを教えてください。
泉美様
自分の子どもが通っていたスイミングスクールで、スコラプラス（れんらくアプリ）を使っていたんです。
アプリから希望する時間のレッスンに予約を入れたり、振替を申し込めたりとすごく使い勝手がよくて、こんなシステムを入れたいなと考えていました。
でも当時は「莫大なお金がかかるから大手でしか導入できない」「独自のシステムを発注する必要がある」と思っていたんです。
しかし、試しに“れんらくアプリ”をネットで調べてみると、サブスクリプション型でどの施設でも利用できるサービスだったうえ、「月々の費用が安い、初期費用もかからない！」と衝撃を受けました。
商工会で紹介いただいたシステムに詳しい先生にスコラプラスのサイトを見せてどう思うかを聞いてみたら、『本当にこの費用だったらすごいサービスだよ』と太鼓判を押してもらえて。
大手のスイミングスクールが使っていることは知っていましたし、これなら安心だなと思って利用を決めました。
スコラプラス導入後は仕事量が体感3分の1に減った
導入は大変ではなかったですか。
泉美様
会員数も増えていたので苦労すると思っていたのですが、実際はシステムの導入を担当の方にかなりサポートしてもらえて助かりました。
それまでExcelで管理していた生徒データをスコラプラスに移動させるのが大変だと思っていたのですが、スコラプラスの担当の方が対応してくれてすぐに使えるようになりました。
最初は保護者の方から使い方を聞かれることもありましたが、特に問題なく使ってくださる方ばかりでした。逆に、保護者の方も私がレッスンの管理で苦労していたのを知っていたので、「便利になってよかったね」と言ってくださる方もいたくらいです。
導入後の効果を教えてください。
泉美様
これまでメールと電話でやり取りしていた予約・振替の取得を、スコラプラスでできるようになったので、レッスンの予約・振替に関する作業がすごく楽になりましたね。
体感で仕事量が3分の1くらいに減ったと思います。
また、保護者の方に向けた「お知らせ機能」と「アンケート機能」も活用しています。
保護者への連絡にはこれまで無料のメーリングリストアプリを入れていましたが、スコラプラスでお知らせの一斉配信ができるので活用しています。スコラプラスでは保護者の方の既読がついたか確認できるので安心ですね。
また、よく使う文章はテンプレートに登録できます。毎回、配信する文章を考えなくていいので楽になりました。
アンケート機能は、イベントの日程候補の希望日を聞く際などに便利です。
匿名のアンケート機能もあるので、保護者の方の声をスクールの運営に活かすためにご要望を集めるのに使っています。
最近、保護者の方から「もっとレッスンの様子を見たい」という要望があったので、保護者のオンライン参観を始めました。
申し込みフォームを活用し、オンラインで無料体験を予約できるように
他にもスコラプラスを活用しているところはありますか？
泉美様
新規会員の集客方法として無料体験レッスンの募集にスコラプラスの申し込みフォームを活用しています。
以前は電話で対応していた申し込みを、オンラインフォームに移行しました。これにより、名前や住所といった個人情報を会員の方に入力してもらうことができ、業務の効率化ができました。
電話で対応していた頃は、忙しくて予約の電話を取りこぼしてしまうこともありました。
フォームなら利用者の方が好きな時間に確実に予約を受け付けることができるので、確実に集客につながっていると思いますね。
人気の時期には、1ヶ月に約14件の予約が入ることもあります。
英会話教室EnglishPlayRoomホームページ。ホームページにバナーを掲載して、無料体験レッスンの予約フォームに集客。
泉美様
こうしたイベント事は参加者の枠が限られているのですが、キャンセル待ち・空き枠の追加が自動で対応できるようになり、管理もすごく楽になりましたね。
また、これは嬉しい誤算なのですが、オンラインフォームで申し込みを募るようになってからは、無料体験の方が入会に結びつく確率も向上しました。
電話だと気軽に掛けることができるため、レッスンの内容をあまりわからないまま、何となくで参加される方もいたんです。一方、フォームでは個人情報を入力してもらうことが良い意味でのハードルとなっているようです。
スコラプラスが業務削減だけでなく、集客の向上にもつながっているのですね。今、運用の中で困っていること、改善してほしいことはないですか？
キングスリー様
今後、実現してほしいのは画面表示の多言語対応ですね。
当スクールにいるのは外国人の先生ばかりなので、日本語の画面表示だけだとどうしても使い方がわからない部分があるんです。
今はブラウザの翻訳機能を使って英語に切り替えていますが、やはり不十分さはあるので、日本語以外の言語でもスコラプラスを使えるようになるといいですね。
泉美様
ただ、運用の中でわからないことがあれば、サポートダイヤルに電話をかければすぐに解決方法を聞けるので本当に助かっています。
サポート窓口の方はどなたも感じがいいので、変に遠慮や気兼ねをすることなく安心してかけることができるので、これからも困ったときは即座に頼りたいなと思います。
