今使いたい機能の使い方を、すぐに教えてくれる有人サポートを高く評価しています。
ウォーターメイツスイムクラブ
木下 紗菜栄様
その他の導入実績
1992年に長崎県大村市に開設された「ウォーターメイツスイムクラブ」は､0歳から70歳〜80歳まで､約850名の会員が毎日楽しく水泳に接しています。同クラブでは､2017年11月から「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」を導入し活用しています。ウォーターメイツスイムクラブ 統括管理責任者の木下紗菜栄様に､導入の経緯と導入効果についてお話を伺いました。
目次
運営には6つのこだわり
ウォーターメイツスイムクラブについて教えてください。
ウォーターメイツスイムクラブは､1992年に代表コーチの木下洋介と木下悦子コーチによって､長崎県大村市に開設されました。代表コーチの木下は、オリンピック出場レベルの選手のコーチができるコーチ資格「公認水泳コーチ４：（公財）日本水泳連盟における資格」を保有しています。
当クラブには現在､0歳から70歳～80歳までが通っており､約850名の会員がいます。クラスとしては､幼児コース､小・中学校コース､テクニカルコース､選手コース､障がい児コース､ベビー親子スイミング・マタニティーコース､おとな向けコースと幅広く､リズム体操教室も開講しています。
当クラブは運営に「6つのこだわり」があり､Webサイトにも掲載しています。
1.水質：肌にやさしい天然の水質浄化材であるフミン酸を使用。
2.サウナ：サウナに入ることで、風邪をひきにくい環境を整備。
3.指導：水泳はもちろん､挨拶やスポーツマンシップなど、社会性、自主性も育成。
4.時間：体操とは別にプールに入る時間を長めに設定。
5.システム：ICチップ付きの「会員カード」で入館・退館チェック。スマートフォンで出欠や振替操作、テスト結果・連絡事項などを確認。
6.絆：会員とご家族は日々のレッスンだけでなく､季節ごとの各種イベントに参加可能。
この6つを大切に､水泳はもちろんのこと､会員と保護者の皆様との信頼関係をベースに指導を行っています。
ウォーターメイツスイムクラブ 公式サイト
「6つのこだわり」の中にVISH株式会社の「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」を入れていただいているのですね。
そうですね。「6つのこだわり」に「5.システム」を入れて､「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」の導入で実現できた会員・保護者､当スクールにとって便利な機能をアピールの一つにしています。当スクールの運営において､「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」は欠くことができない存在ですね。
ウォーターメイツスイムクラブ 統括管理責任者 兼コーチの木下紗菜栄様
サポート体制のよさが導入の決め手
「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」を知ったきっかけを教えてください。
VISH株式会社からのダイレクトメールで知りました。案内をもらって､面白いなと思いましたね。当時のやり方は非効率的だと感じていましたので､何かしらそういうシステムを使えないかと考えていました。DMは他の会社からも届いており､問い合わせをしていくつかのシステムを比較してみました。
比較検討されたのですね。他のシステムなどと比較していかがでしたか。
システムを導入したいという思いはあっても､導入には結構なお金が必要になるシステムが多かったですね。初期費用に50万円とか100万円とかいわれると､二の足を踏んでしまいます。
その中で「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」は､初期費用もサポート費用も月額料金に含まれていて､有人対応のサポートも無償でしたので､始めやすいと思いましたね。
導入いただいた最終的な決め手は何になりますか。
今お話しした金額も大きいのですが､システムとしてのわかりやすさ､操作のしやすさ､使い勝手のよさが決め手になりました。自分自身､それほどパソコン操作が得意ではありませんので､使い方が面倒くさいのは嫌だと思いました。それに使いにくかったらお客様､つまり会員や保護者が使わないと思います。
もう一つはサポートの差ですね。契約前だと対応いただけないケースがほとんどですが､VISH株式会社は導入前のデモ紹介やこちらからの質問に対して､電話口の方がすぐに答えてくれました。とてもわかりやすかったですし､サポート体制のよさも導入の決め手です。
取材当日も近隣幼稚園から多くの園児がレッスンに参加
導入時の適確なアドバイスに感謝
2017年11月から運用を開始しましたが､導入などは大変ではありませんでしたか。
当時､受付を担当していたスタッフが､大丈夫です､わかります！と言って、パーッと会員情報などの入力を済ませてくれましたので､準備は比較的スムーズだったと思います。
VISH株式会社からも“一気に使えるようにすることが導入のポイント”と、アドバイスされていましたので､一気に使えるようにして､会員と保護者に伝えて運用を始めました。
会員や保護者がお持ちのスマートフォンに「れんらくアプリ」をインストールしていただくのはいかがでしたか。
特に大変なことはなく､スムーズでしたね。高齢の会員に対しては､受付に来られた際にサポートしながらインストールして､操作方法をお伝えしました。
会員と保護者への導入もVISH株式会社のアドバイスが適確だったと思います。その内容は､会員様にあまり強要しすぎると嫌がられてしまうため､ここまではやってください､やってもらえないとこの機能が使えません､というように明確に線引きをして伝えるというものでした。実際にインストールをお願いしてみて､その通りだな､適確なアドバイスだな､と思いました。
現在､「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」のどんな機能をお使いですか。
現在使用している機能は､会員データベース､レッスン管理､振替・欠席連絡､お知らせ・メール配信などですね。オプションとして､入退館管理､会費管理・口座引き落とし､バス位置情報・路線管理を活用しています。
一番便利に感じるのは振替機能ですね。以前は私たちスタッフが手作業で行っていた振替作業を、保護者や会員自身が「れんらくアプリ」で振替日程を決めてくれます。導入後は振替に関する問い合わせの電話がほぼゼロになりました。
先ほど非効率的と感じていたと話されたのは､その振替の部分ですか。
そうですね。以前は紙で管理しており､クラスごとに出席などを1枚の用紙で3ヵ月間使用していました。出欠に関しては､来た場合は丸を書き入れ､欠席の場合は空欄のままでした。振替の申し込みの電話があると､その用紙を取り出して､振替の回数が何回あって､いつの日程なら振替を入れられるのかを電話でやり取りしました。本当に人海戦術でなんとか対応していました。夏休みなど会員数が増えた時期は､その対応に誰かが付きっ切りになることもありました。
今は会員や保護者が「れんらくアプリ」で振替可能な日程から振替日を選択して手続きしますので､当スクールでの作業はなくなり､電話も鳴らなくなりました。
水質にこだわったプール
会員の状況に合わせた対応やアドバイスがやりやすくなった
導入効果について教えてください。
1.振替の電話がなくなり､新規入会の問い合わせや相談に集中できる
今お話ししたように､紙ベースで管理していた振替を「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」で行うようになってから､振替に関わる時間がほとんどなくなり､その時間を指導方針の検討や作成などの時間にあてられるようになりました。 電話に関しては､振替の問い合わせがなくなり､新規入会の問い合わせや悩んでいる会員の相談などに集中できるようになりました。
2.ICカードによる入退館管理で保護者の安心につながる
オプションのICカードによる入退館管理は､会員が入館のタッチをしたとき､退館のタッチをしたとき､保護者に連絡がいきますので､保護者からは大変安心だという声をいただいています。 以前はレッスン前にプールサイドで出席を確認していましたが､入退館管理で誰が出席していて､誰が欠席かがわかった状態でレッスンに臨めます。プールサイドで改めて出席の確認を行うことで､ダブルチェックになり､入館時のタッチし忘れなどを見つけられます。ときには入館したのにレッスンに参加していない会員が把握でき､体調や悩みなどへの対応に役立っています。
3.スクールでの現金の取り扱いがなくなる
会費管理・口座引き落としを導入する以前から､口座引き落としは行っていましたが､会費の現金による納付も認めていました。ただ､現金の納付忘れや､端数が合わないといった課題があり､現金の取り扱いを減らす目的で会費管理・口座引き落としを導入しました。会費はすべて口座引き落としにすることで､スクール内での現金の取り扱いをなくすことができました。
4.会員宅のより近くまでバスを運行できる
これはなるべくなんですが､会員の自宅近くまで送迎できるようにバスルートを組んでいます。毎月､入会と退会をする会員はいますので､その管理をバス位置情報・路線管理のオプションで行っています。ルートの細かな調整ができるので､毎月少なからず変更があるバスルートの作成にはずいぶんと助けられています。 また､以前から時間に行ったのにバスが来なかった､という問い合わせはありました。もちろん運転手と連絡を取って､来ないから発進した記録は残していましたが､客観的なものではありませんでした。現在では､時刻表通りにバスを運行していて､何時何分まで来ない会員を待ったという客観的な記録がきちんとありますので､問い合わせ対応に対して､より正確にお答えできます。
5.会員の管理がやりやすくなった
例えば最近来ていない会員がいるな､と担当コーチが気になっても､以前だと周囲に様子を聞くくらいしかできませんでした。現在では「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」で会員の検索をすると､例えば振替で他のクラスに参加していたとか､本当に欠席が続いていて振替も取っていない､といった状況が把握できます。会員の状況に合わせた対応や指導・アドバイスがやりやすくなりました。
6.忘れ物をその日に連絡できる
以前は記名のない忘れ物に関しては､週に1回こういう忘れ物があります､とお知らせしていました。今では､記名のない忘れ物が見つかった日に､写真とともに発見の状況を「れんらくアプリ」でお知らせしています。
入退館機能は保護者からも”大変安心だ”という声をいただいてます、と語る木下様
有人対応のサポートを高く評価
「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」の今後の活用について教えてください。
まだ活用しきれていない部分もありますので､どんどんと活用をしていきたいと考えています。 また､私が自分で操作をして学年別のトップ3というランキングを出しています。こちらは単に検索だけでは抽出できないので､手作業でデータを抜き出して作成しています。こうした成績のランキングなどを､何かの設定をすることで抽出できるといいですね。
スコラプラス編集部
インタビュー後日、サポートスタッフよりランキング抽出方法をご案内させていただきました。
ロビーには掲示された学年別ランキングは、子どもたちのモチベーションに繋がっている
VISH株式会社ならびに「スクール管理システム＋バスキャッチ（現：スコラプラス）」へのリクエストや期待などがありましたら教えてください。
サポートスタッフによる電話での対応については､今後もぜひ続けて欲しいと思います。いつも使っている機能だとだいたいわかっていますが､中には半年や1年に1回しか操作しない機能もあります。特に使用頻度が少ない操作は､そのときにやる必要があり､すぐにどうすれば解決できるのかを知りたいわけです。メールの対応だと時間がかかりますが､スタッフが電話口で対応してくださることで､その場で解決して次に進めます。 サポートスタッフの皆様にはとても感謝していますし､高く評価しています。これからも突然の問い合わせに対しても､ご対応をよろしくお願いいたします。
今回インタビューに応じていただいた木下様（2024年3月）
